assistant de direction (f/h).

descriptif du poste

Mission confiée
Assister en premier lieu la Directrice de INRIA DEFENSE dans l'organisation quotidienne de son activité,
Assurer l'interface avec les directions, les centres et les acteurs extérieurs et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information.

Principales activités

Apporter son soutien à l'organisation de la direction en assurant la gestion des déplacements de la Directrice et des autres membres de la Direction,
Assurer la gestion et l'administration du parc de cartes affaires et de cartes achat,
Organiser les réunions de la Direction et y participer,
Rédiger les relevés de décision.
Gérer les achats : analyser les devis, veiller au respect des marchés publics et saisir les demandes d'achat conformément aux procédures internes.
Assurer le suivi des dossiers administratifs liés aux différentes activités et projets de la Direction, en garantissant leur mise à jour régulière.
Organisateur de l'archivage et de la mémoire du service : assurer le classement et la conservation des documents papier et numériques pour une traçabilité optimale.
Administrer les espaces dédiés à la Direction au sein des outils internes Inria afin d'assurer une utilisation efficace et organisée.
Collecter, traiter et diffuser les informations essentielles aux membres de l'équipe pour faciliter la coordination et le suivi des actions en cours.
Préparer et suivre les dossiers de recrutement des personnels non permanents en collaboration avec la DRH, en respectant les procédures en vigueur.
Accompagner et orienter les membres de l'équipe (permanents et temporaires) dans leurs démarches administratives et organisationnelles.
Faciliter l'intégration des nouveaux arrivants : organiser leur accueil, les informer sur les procédures internes, les guider dans leurs premiers jours et répondre à leurs questions.
Initier et assurer le suivi des demandes d'autorisation FSD pour les membres de la Direction, en garantissant leur conformité et leur validation dans les délais requis.
Gérer l'accueil téléphonique et physique des fournisseurs et des partenaires, en assurant un service courtois et professionnel.
Suivre la gestion des factures et des paiements, en respectant les délais et les procédures internes.
Assurer la gestion des documents confidentiels, en collaboration avec le service juridique (DAJ), pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations sensibles.
Accueillir, informer et guider les partenaires externes, afin de faciliter leurs échanges et leur collaboration avec la Direction.

profil recherché

Vous devez être titulaire d'un Bac+2 et avoir au moins 2 années d'expérience.

à propos de notre client

Nous recherchons pour le compte de notre client l'institut national de recherche en sciences et technologies du numérique, un(e) assistant(e) de direction (H/F)
L' INRIA s'assume au travers de son Contrat d'Objectifs de Moyens et de Performance 2024-2028 comme un outil de la souveraineté et de l'autonomie stratégique numérique de la Nation.
Le renforcement des partenariats avec la sphère Sécurité/Défense de l'État est une priorité stratégique.