assistant formation (f/h).

descriptif du poste

Dans le cadre de ce poste, l'assistant.e administratif.ve de formation réalise le traitement et le suivi des dossiers administratifs, relatifs à la gestion administrative des formations dispensées à l'institut.

Missions:
- Organise avec la directrice les sélections et concours de la filière de formation qu'elle a en référence en respectant les échéances (diffusion avis de sélection, envoi dossier et saisie des inscriptions, impression des listes d'admis, Elaboration des PV de jury d'admission-suivi de la procédure).

- Saisit les inscriptions de rentrée, édite les listes des effectifs et les met à jour tout au long de l'année.

- Gère les dossiers administratifs des étudiants/ élèves (Saisie des inscriptions, création des dossiers, vérification des pièces).

- Suit et trace les mouvements des étudiants/ élèves (courriers de reports ou d'interruption, démission, transferts des dossiers scolaires, ...) en collaboration avec l'équipe pédagogique.

- Organise les instances, conseils et commissions liées à la formation (suivi de la procédure) et rédige les compte-rendu de séance.

- Saisit les places de stages, imprime et diffuse les conventions de stage.

- Saisit les absences des étudiants/élèves selon la procédure et transmet régulièrement un état à la coordinatrice pédagogique et aux formateurs.

- Participe à la saisie des notes et compétences de l'année avec les formateurs concernés.

- Transmet et diffuse l'information : mails et courriers aux apprenants, affichage d'informations.
- Trace et suit les financements (édition des devis et des factures, réception et suivi des règlements de formation, des frais de sélection, transmission au service comptabilité et contrôle de gestion).

- Gère les dossiers d'intervenants extérieurs (Edition des contrats de formation, déclaration DUE, recensement des pièces pour le service RH, récapitulatif des heures de formation pour le service paie).

profil recherché

Vous devez être titulaire d'un BTS assistant de gestion/ manager ou équivalent et avoir au moins 3 années d'expérience.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) power point et des outils de communication (Internet, messagerie...)
- Relationnelles : travail en équipe, collaboration et coopération
- Communication : maîtrise des techniques de communication par mail, par courrier et orale
- Organisationnelle : rigueur, anticipation, planification, priorisation, respect des
procédures
- Polyvalent(e), dynamique et organisé(e)
- Discrétion et respect des règles de confidentialité

à propos de notre client

Nous recherchons pour le compte de notre client, un.e assistant.e de formation en CDI à pourvoir asap.