assistant polyvalent office et administration des ventes (f/h).

descriptif du poste

Vos missions sont les suivantes:

Gestion du bureau, soutien aux fonctions support (60% du poste):

- Répondre aux questions des différentes personnes internes et externes à l'entreprise qui se présentent à la réception.

- Passer les commandes de produits alimentaires, de fournitures de bureau et d'autres produits, vérifier les stocks.

- Envoyer et réceptionner le courrier et les colis.

- Saisir les demandes de validation des coûts pour les demandes spécifiques et générales du bureau et en vérifier l'acceptation.

- Commander, envoyer et gérer les stocks d'EPI.

- Organiser les événements du personnel en collaboration avec les autres départements.

- Suivi des factures commerciales pour la douane.

- Gestion des salles de réunion.

- Participer à divers projets relatifs à l'aménagement des bureaux ou à l'amélioration des espaces de vie.


Administration des ventes (40% du poste):

- Activités pré-commerciales : création de devis et préparation des informations sur les produits pour les spécifications de l'équipement.

- Lancer le processus de commande dans le système ERP à réception du bon de commande.

- Afficher les spécifications de l'équipement et les accords juridiques (NDA, etc.).

- Coordonner et planifier l'expédition des équipements une fois qu'ils ont été testés et jugés conformes.

- Veiller au respect de la réglementation à chaque étape administrative relative à l'expédition et/ou à la livraison de l'équipement.

- Constituer le dossier administratif (certificats CE, factures d'expédition, liste de colisage...).

- Etablir et envoyer les factures et en assurer le suivi.

- Créer et mettre à jour le rapport de planification des commandes, tous les rapports sur les prévisions de commandes, la gestion des déviations et les prévisions d'expéditions de matériel.

- Calculer et vérifier le montant final des commandes à la fin de chaque trimestre.

La rémunération est comprise entre 32k€ et 36k€ suivant votre profil et expérience.
35h/semaine.
Les horaires sont les suivants: 8H30 12H 13H 16H30 (ou 16H).
Le télétravail n'est pas envisageable sur ce poste.

profil recherché

De formation Bac+2 en assistanat ou équivalent, vous justifiez d'une expérience de 3 années minimum sur un poste similaire.
Votre anglais opérationnel (B2) vous permet de communiquer de manière fluide à l'oral et à l'écrit.
Vous maîtrisez Excel et avez le goût des chiffres.
Vous êtes reconnu pour votre sens aigu du service, votre réactivité et votre gestion des priorités.
Vos qualités relationnelles vous permettent de tisser des relations de confiance avec les salariés.
Ce poste est à pourvoir à partir de janvier, dans un environnement multiculturel, particulièrement qualitatif:)

à propos de notre client

Notre client est la filiale (100 salariés) d'une entreprise internationale du secteur des nouvelles technologies.