assistant.e de direction (f/h).

descriptif du poste

Nous recherchons un.e assistant.e de direction en intérim pour une mission spécifique à temps partagé entre deux directions au sein de notre organisation.
Missions
¿¿ 50% du temps au sein de la Direction de l'Accès aux Droits et des Parcours
-Assurer le secrétariat de la direction : gestion d'agenda, organisation et anticipation des réunions, préparation des dossiers en collaboration avec l'assistante en poste.
-Garantir la continuité du service en cas d'absence de l'assistante de direction.
-Gérer le suivi des courriers et la coordination des réponses.
-Organiser les déplacements : réservation des transports, hébergements, gestion des ordres de mission et frais de déplacement.
-Assister les responsables de pôle dans leur organisation quotidienne.
-Assurer l'appui logistique et administratif pour les réunions et événements (organisation, coordination des prestataires, gestion des dossiers, suivi de satisfaction).
-Collaborer avec les secrétariats de la direction générale et des autres directions pour la planification des réunions.
-Concevoir des documents et supports de réunion (PowerPoint, Sphinx), et contribuer aux enquêtes.
-Soutenir l'animation de réunions à distance via Teams.
-Apporter un appui administratif et technique à une chargée de mission en situation de handicap visuel (mise en forme de documents, assistance en réunion et déplacements, lecture de documents non accessibles).
-Assurer la gestion administrative des conventions et le suivi budgétaire.
-Gérer le suivi des documents (notes, courriers, conventions) pour visa et signature, en format physique et électronique.


¿¿ 50% du temps au sein de la Direction Financière et Opérationnelle (DFO)
-Assurer le secrétariat de la direction : gestion d'agenda du directeur, anticipation et organisation des réunions en lien avec l'assistante en poste.
-Garantir la continuité du service en cas d'absence de l'assistante.
-Gérer le suivi des courriers.
-Organiser les déplacements : réservation des transports, hébergements, gestion des ordres de mission et des frais de déplacement.
-Assister les responsables de pôle dans leur organisation quotidienne.
-Apporter un appui logistique et administratif aux réunions et événements (organisation, coordination des prestataires, suivi de satisfaction).
-Collaborer avec les secrétariats de la direction générale et des autres directions pour la planification des réunions.

profil recherché

Vous devez être titulaire d'un Bac+2 et avoir au moins 5 années d'expérience.
¿ Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
¿ Autonomie et rigueur
¿ Force de proposition et sens de l'initiative
¿ Excellentes compétences relationnelles
¿ Discrétion et professionnalisme

à propos de notre client

Nous recherchons pour le compte de notre client, un établissement public national à caractère administratif un.e assistant.e de direction pour travailler au sein de deux services pour une mission de 3 mois.