chargé d'accueil et secrétaire(f/h).

descriptif du poste

Le chargé d'accueil du service apostille a pour mission de garantir l'accueil physique et téléphonique des usagers, de traiter les demandes d'apostille en respectant la réglementation en vigueur, et de fournir des informations claires et précises aux usagers concernant le processus d'apostille.

Vos missions principales seront les suivantes :
Accueil physique et téléphonique :
Accueillir les usagers se présentant au service apostille.
Répondre aux demandes téléphoniques liées à l'apostille (informations sur les procédures, documents requis, délais, etc.).
Orienter les usagers vers le service compétent en cas de demandes spécifiques.

-Traitement des demandes d'apostille :
Vérifier la conformité des documents présentés (vérification de l'authenticité, conformité des pièces à soumettre, etc.).
Enregistrer les demandes d'apostille dans le système informatique du service.
Procéder à la délivrance de l'apostille sur les documents officiels (documents notariés, administratifs, etc.).
Suivre l'évolution des demandes et assurer la mise à jour des dossiers.

- Gestion des documents et classement :
Classer et archiver les documents traités conformément aux procédures internes.
Assurer la gestion et la sécurisation des documents sensibles.

- Communication et information :
Fournir des informations détaillées aux usagers sur les démarches à suivre pour obtenir l'apostille.
Rédiger et diffuser des notices d'information, des guides pratiques sur l'apostille et autres supports.

- Suivi administratif et reporting :
Effectuer des contrôles de qualité sur les demandes traitées.
Mettre à jour les statistiques et rapports relatifs à l'activité du service.

profil recherché

De formation Bac +2 (BTS/DUT) en droit, une première expérience en accueil administratif ou dans une fonction similaire est appréciée.

Outre vos compétences techniques, telles que la connaissance des procédures d'apostille et des normes internationales liées aux documents officiels et la maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.) et des logiciels de gestion administrative, vos compétences relationnelles seront de véritables atouts pour ce poste.

Votre excellent sens de l'accueil et de la communication, votre Capacité à informer, expliquer et orienter les usagers de manière claire et courtoise, votre Discrétion et respect de la confidentialité ainsi que votre capacité à gérer les priorités et à travailler sous pression et votre rigueur administrative et votre respect des délais sont vos qualités indispensables à la réussite de votre mission

à propos de notre client

Nous recherchons pour le compte de notre client, basé sur Bordeaux, un chargé d'accueil Apostille F/H