office manager (f/h).

descriptif du poste

Rattaché(e) à la Direction Commerciale, vos missions sont les suivantes :
- Administration et secrétariat
Vous prenez en charge l'accueil téléphonique et physique des visiteurs et collaborateurs en assurant un service de qualité. Vous organisez l'envoi, la réception et le dispatch des courriers et colis internes et externes. Vous assurez le classement et l'archivage des documents administratifs et commerciaux en garantissant une organisation optimale. Vous suivez et gérez les commandes de fournitures de bureau tout en veillant au réapprovisionnement des stocks de matériel et produits ménagers.

- Gestion des expéditions et de la logistique :
Vous assurez la préparation, l'emballage et l'expédition des colis, qu'il s'agisse d'échantillons, de produits non dangereux ou dangereux, en respectant les normes en vigueur. Vous veillez à l'étiquetage correct des produits avant leur envoi et suivez les expéditions pour garantir leur traçabilité. Vous gérez les éventuels incidents de transport en relation avec les prestataires et proposez des solutions adaptées. Vous coordonnez l'expédition des produits dangereux en lien avec les réglementations spécifiques, avec la possibilité d'obtenir l'habilitation IATA si nécessaire.

- Services généraux et sécurité :
Vous coordonnez l'intervention des prestataires externes pour les services généraux et assurez le suivi des prestations. Vous suivez les actions liées à l'hygiène et à la sécurité en collaboration avec le référent interne et mettez à jour le registre de sécurité. Vous gérez les réservations des salles de réunion, des taxis et l'organisation des déjeuners d'équipe en garantissant une logistique fluide et efficace.

profil recherché

Vous êtes titulaire d'un Bac +2 en gestion, assistanat de direction ou équivalent, avec une expérience d'au moins 4 ans sur un poste similaire. Une excellente organisation et une gestion rigoureuse des priorités sont essentielles pour ce rôle. Vous maîtrisez les outils bureautiques et possédez une bonne connaissance des processus administratifs, logistiques et des services généraux. Doté(e) d'un excellent relationnel, vous savez interagir avec différents interlocuteurs et gérer plusieurs tâches en parallèle. Votre capacité à anticiper les besoins, à résoudre les imprévus et à garantir un environnement de travail fluide et fonctionnel sera un atout majeur.

à propos de notre client

Nous recherchons pour le compte de notre client, une société spécialisée dans la parfumerie, un(e) Office manager F/H en intérim à Paris 8.