description.
descriptif du poste
Accueil
- Assure l'accueil physique et téléphonique.
- Réceptionne, traite et distribue le courrier arrivé.
- Gère les départs de courriers.
Suivi administratif
- Suit la mise à jour des délégations (d'achats, d'offres...).
- Procède à l'archivage de l'ensemble des documents du périmètre dédié.
- Participe à la constitution des dossiers d'appels d'offres.
Matériel
- Saisit et suit dans l'ERP l'ensemble des contrôles réglementaires des matériels.
- Communique avec les services concernés du siège (juridique et matériel) lors de la location de matériel roulant.
- Gère les documents administratifs des matériels, de sa réception à sa restitution.
Gestion
- Crée et suit les projets dans l'ERP en liaison avec sa hiérarchie.
- Saisit la production dans les affaires.
- Assure le suivi et le lettrage des factures à établir et recevoir.
- Justifie les factures à établir et à recevoir en vue des clôtures semestrielles.
- Emet et réceptionne les factures internes.
- Prépare mensuellement les résultats par projet y compris les frais de structure.
Clients
- Demande une enquête de solvabilité pour les nouveaux clients auprès des services du siège et assure le suivi
et l'information auprès du/de la Responsable administratif(ve) et gestion ou des différents exploitants.
- Réalise la création des comptes clients dans l'ERP.
- Saisit dans l'ERP les commandes clients et les contrats spécifiques.
- Collecte les éléments de facturation auprès des différents Responsables d'agences.
- Etablit et suit la facturation.
- Envoie et classe les factures client.
- Relance les clients et fait le lien avec le service client du siège.
- Renseigne dans l'ERP les motifs de retards et actions menées.
Achats - Fournisseurs
- Suit les demandes d'ouverture de comptes fournisseurs.
- Suit les contrats de sous-traitance et des prestataires de services.
- Collecte et contrôle les documents obligatoires.
- Saisit les commandes et les réceptions.
- Traite les factures dématérialisées.
- Transmet les éléments de facturation au service fournisseur du siège pour mise en règlement.
- Suit les demandes émises auprès des services supports dédiés du siège (cartes carburant, téléphones
portables, contrats EDF...).
- Suit la consommation des divers abonnements (carte de carburant, de téléphones portables, équipements de
protection individuelles...).
- Contrôle et enregistre les factures des sociétés de travail temporaires.
Gestion du personnel
- Assure les démarches administratives et réglementaires lors de l'embauche d'un salarié en relation avec la
Direction des Ressources Humaines.
- S'assure de la tenue du registre du personnel.
- Etablit en partie les contrats de travail à durée indéterminée du personnel NON-CADRE conformément aux
matrices de la Direction des Ressources Humaines et assure le suivi des contrats de travail et avenants.
- Réalise le planning du parcours d'intégration (y compris l'accueil sécurité).
- Constitue et tient à jour les dossiers administratifs du personnel dans le SIRH.
- Suit les arrêts de travail (Accident de travail (AT), maladie, accidents de trajet...) sur le plan administratif dans le
SIRH.
- Saisit les pointages et les éléments variables.
- Saisit les pointages du personnel intérimaire.
- Formalise des demandes de personnel intérimaire émis par l'exploitation.
- Assure la gestion des contrats du personnel intérimaire.
- Gère la planification des formations en agence et les documents associés.
- Suit l'avancement du plan de développement de compétences de l'agence en liaison avec sa hiérarchie.
- Saisit et suit dans l'ERP les habilitations/formation du personnel et les visites médicales.
- Gère les demandes de voyage du personnel.
- Saisit les notes de frais dans l'application dédiée.
- Est l'interlocuteur local des salariés pour toutes questions liées à sa situation (mutuelle, o'solidaire...) en lien avec
la Direction des Ressources Humaines.
profil recherché
Vous devez être titulaire d'un Bac+2 et avoir au moins 3 années d'expérience.
L'Assistant(e) administratif(ve) et gestion est rattaché(e) hiérarchiquement au/à la Responsable administratif(ve)
et gestion ou au/à la Responsable de secteur ou au/à la Directeur(-trice) d'agence en fonction de l'organisation de
l'agence.
Si vous n'avez pas d'expérience en tant que responsable l'entreprise est ouverte aux profils titulaires d'un BTS en gestion administrative
Poste en intérim avec un CDI à la clé
à propos de notre client
Nous recherchons pour le compte de notre client...
descriptif du poste
Accueil
- Assure l'accueil physique et téléphonique.
- Réceptionne, traite et distribue le courrier arrivé.
- Gère les départs de courriers.
Suivi administratif
- Suit la mise à jour des délégations (d'achats, d'offres...).
- Procède à l'archivage de l'ensemble des documents du périmètre dédié.
- Participe à la constitution des dossiers d'appels d'offres.
Matériel
- Saisit et suit dans l'ERP l'ensemble des contrôles réglementaires des matériels.
- Communique avec les services concernés du siège (juridique et matériel) lors de la location de matériel roulant.
- Gère les documents administratifs des matériels, de sa réception à sa restitution.
Gestion
- Crée et suit les projets dans l'ERP en liaison avec sa hiérarchie.
- Saisit la production dans les affaires.
- Assure le suivi et le lettrage des factures à établir et recevoir.
- Justifie les factures à établir et à recevoir en vue des clôtures semestrielles.
- Emet et réceptionne les factures internes.
- Prépare mensuellement les résultats par projet y compris les frais de structure.
Clients
- Demande une enquête de solvabilité pour les nouveaux clients auprès des services du siège et assure le suivi
et l'information auprès du/de la Responsable administratif(ve) et gestion ou des différents exploitants.
- Réalise la création des comptes clients dans l'ERP.
- Saisit dans l'ERP les commandes clients et les contrats spécifiques.
- Collecte les éléments de facturation auprès des différents Responsables d'agences.
- Etablit et suit la facturation.
- Envoie et classe les factures client.
- Relance les clients et fait le lien avec le service client du siège.
- Renseigne dans l'ERP les motifs de retards et actions menées.
Achats - Fournisseurs
- Suit les demandes d'ouverture de comptes fournisseurs.
- Suit les contrats de sous-traitance et des prestataires de services.
- Collecte et contrôle les documents obligatoires.
- Saisit les commandes et les réceptions.
- Traite les factures dématérialisées.
- Transmet les éléments de facturation au service fournisseur du siège pour mise en règlement.
- Suit les demandes émises auprès des services supports dédiés du siège (cartes carburant, téléphones
portables, contrats EDF...).
- Suit la consommation des divers abonnements (carte de carburant, de téléphones portables, équipements de
protection individuelles...).
- Contrôle et enregistre les factures des sociétés de travail temporaires.
Gestion du personnel
- Assure les démarches administratives et réglementaires lors de l'embauche d'un salarié en relation avec la
Direction des Ressources Humaines.
- S'assure de la tenue du registre du personnel.
- Etablit en partie les contrats de travail à durée indéterminée du personnel NON-CADRE conformément aux
matrices de la Direction des Ressources Humaines et assure le suivi des contrats de travail et avenants.
- Réalise le planning du parcours d'intégration (y compris l'accueil sécurité).
- Constitue et tient à jour les dossiers administratifs du personnel dans le SIRH.
- Suit les arrêts de travail (Accident de travail (AT), maladie, accidents de trajet...) sur le plan administratif dans le
SIRH.
- Saisit les pointages et les éléments variables.
- Saisit les pointages du personnel intérimaire.
- Formalise des demandes de personnel intérimaire émis par l'exploitation.
- Assure la gestion des contrats du personnel intérimaire.
- Gère la planification des formations en agence et les documents associés.
- Suit l'avancement du plan de développement de compétences de l'agence en liaison avec sa hiérarchie.
- Saisit et suit dans l'ERP les habilitations/formation du personnel et les visites médicales.
- Gère les demandes de voyage du personnel.
- Saisit les notes de frais dans l'application dédiée.
- Est l'interlocuteur local des salariés pour toutes questions liées à sa situation (mutuelle, o'solidaire...) en lien avec
la Direction des Ressources Humaines.
profil recherché
Vous devez être titulaire d'un Bac+2 et avoir au moins 3 années d'expérience.
L'Assistant(e) administratif(ve) et gestion est rattaché(e) hiérarchiquement au/à la Responsable administratif(ve)
et gestion ou au/à la Responsable de secteur ou au/à la Directeur(-trice) d'agence en fonction de l'organisation de
l'agence.
Si vous n'avez pas d'expérience en tant que responsable l'entreprise est ouverte aux profils titulaires d'un BTS en gestion administrative
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