secrétaire polyvalent(e)/ assistant adv (f/h).

descriptif du poste

Missions Principales :

1. Gestion Administrative et Secrétariat :
- Accueil physique et téléphonique, fournissant une première impression professionnelle. Veille au rangement et propreté des abords extérieurs et intérieur des zones sous sa responsabilité (Accueil, salle de réunion)
- Organisation des réservations restaurants externe, plateaux repas interne, cafés croissants pour les visites importantes
- Gère le stock de fournitures de bureau courantes (besoins personnel) et la bonne tenue/rangement des armoires de la petite salle imprimante/café et de la salle en elle-même.
- Organisation taxi transport pour nos visiteurs.
- Garantie la bonne tenue du cahier visiteurs (signature) et distribution des plaquettes information, point de ralliement évacuation incendie (pour les visiteurs longue durée)
- Mise à jour du Powerpoint accueil clients/ visites
- Traitement des correspondances, des documents administratifs.

2. Gestion des Commandes et Logistique :
- Enregistrement précis et suivi des commandes clients jusqu'à leur livraison.
- Facturation, préparation des avoirs, et gestion des documents d'expédition.
- Collaboration étroite avec les transporteurs pour assurer une expédition fluide et dans les délais des commandes (optimisation des coûts de transports avec les différents transporteurs
- Gestion des spécificités douanes pour les envois hors Europe (libellés des BL, documents douanes spécifiques, codes douaniers marchandises, DAP, EXW).

3. Support Client :
- Assurer un service client de haute qualité, répondant efficacement aux demandes et résolvant les problèmes éventuels.

4. Gestion des Risques :
- Participation proactive à l'identification et à la gestion des risques liés à la logistique et à la satisfaction client.

profil recherché

Vous devez être titulaire d'un Bac+1 de formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent avec de l'expérience dans un rôle similaire, idéalement dans un environnement logistique.
- Compétences Principales :
- Maîtrise d'un ERP, des inconterms
- Excellente capacité d'organisation et de priorisation des tâches.
- Compétences avancées en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral, en français et en
anglais (anglais niveau C1 minimum)

- Compétences Secondaires :
- Connaissance des processus logistiques et des pratiques de service client.
- Capacité à travailler en équipe et à faire preuve de flexibilité.

à propos de notre client

Nous recherchons pour le compte de notre client intervenant dans la fabrication de matériel médico-chirurgical et dentaire un(e) secrétaire polyvalent(e)/ assistant(e) ADV F/H