les métiers du domaine de l’accueil et de l’assistanat.

Le rôle principal de l'accueil est d'être le premier point de contact pour les visiteurs, les clients et les partenaires, que ce soit physiquement ou par téléphone. L'objectif est de véhiculer une image positive de l'entreprise ou de l'institution et d'assurer une orientation efficace.

Voici les fonctions clés de l'accueil :

• Accueil physique et téléphonique : Recevoir et orienter les visiteurs, répondre aux appels, prendre des messages et les transmettre aux personnes concernées.
• Information et renseignement : Fournir des informations générales sur l'organisation, ses services, ses horaires, etc.
• Gestion de l'accès : Contrôler l'accès aux locaux, délivrer des badges, enregistrer les visiteurs.
• Gestion du courrier et des colis : Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis entrants et sortants.
• Gestion des plannings (parfois) : Organiser des rendez-vous et réserver des salles de réunion, en particulier dans les structures plus petites.
• Tâches administratives simples : Saisie de documents, classement, reprographie.
• Gestion des situations particulières : Gérer les plaintes, les réclamations ou les situations d'urgence avec calme et professionnalisme.
• Maintenance de l'environnement : S'assurer que l'espace d'accueil est propre et organisé.

L'assistanat est une fonction de soutien administratif et organisationnel qui vise à faciliter le travail d'un ou plusieurs responsables, d'un service, voire de l'ensemble de la structure. L'assistant est souvent considéré comme le "bras droit" qui assure la fluidité des opérations.

Les fonctions de l'assistanat sont très variées et peuvent inclure :

• Gestion administrative : 
   
  • Rédaction et mise en forme de courriers, rapports, présentations, notes de service.
  • Gestion et classement des dossiers (physiques et numériques).
  • Suivi des informations et mise à jour de tableaux de bord.
  • Gestion du courrier (réception, tri, envoi) et des emails.
• Organisation et gestion de l'agenda : 
   
  • Gestion de l'agenda et des plannings.
  • Organisation des rendez-vous, des réunions et des événements (réservation de salles, préparation des supports).
  • Organisation des déplacements professionnels (réservation de transports, d'hébergements).
• Communication : 
   
  • Filtrage des appels téléphoniques.
  • Diffusion de l'information en interne et en externe.
  • Rédaction de comptes rendus de réunions.
• Suivi budgétaire et comptable (pour certains postes) : 
   
  • Suivi de la facturation et des encaissements.
  • Gestion des stocks de fournitures.
  • Préparation de documents comptables simples.
• Gestion des ressources humaines (pour certains postes) : 
   
  • Suivi administratif du personnel (absences, congés).
  • Participation à l'intégration des nouveaux collaborateurs.
• Assistance technique ou spécialisée : Certains assistants sont spécialisés (assistant juridique, assistant médical, assistant commercial, etc.) et leurs missions incluent des tâches spécifiques à leur domaine d'activité.

Bien loin du tremplin vers l’emploi qu’il a longtemps représenté pour les étudiants ou les personnes peu qualifiées, l’accueil répond aujourd’hui à des vocations bien réelles et tend à se professionnaliser. Il valorise ainsi des compétences beaucoup plus poussées, notamment en informatique, langues vivantes et gestion.

Les fonctions d’assistanat ont évolué de manière considérable depuis la crise sanitaire. Elles affichent une croissance annuelle de 2 % dans les recrutements et s’accompagnent de rémunérations en hausse également.

Les métiers de l'accueil sont accessibles à partir d'un niveau BEP/CAP, avec des formations comme le CAP Services à la personne ou le CAP Agent d'accueil et de conduite routière qui offrent une première entrée dans le secteur.

Ils peuvent aussi s'envisager après un Bac pro métiers de l'accueil, formation complète qui prépare les futurs agents d'accueil aux différentes facettes du métier. Cette formation peut être enrichie par des certifications complémentaires comme le CS accueil réception ou accueil dans les transports, particulièrement appréciées dans les secteurs spécialisés. Le Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités constitue également une excellente base pour les carrières orientées vers l'assistanat.

Les postes plus exigeants réclament souvent un niveau Bac + 2 ou Bac + 3, généralement sous la forme d'un BTS tourisme, particulièrement valorisé dans le secteur hôtelier et événementiel, ou d'une licence pro Métiers du tourisme. Ces formations supérieures permettent d'accéder à des postes à responsabilités comme réceptionniste en hôtellerie de luxe ou coordinateur d'accueil événementiel.

Les formations de type BTS SAM (Support à l'Action Managériale) couvrent trois blocs distincts de compétences essentiels pour devenir un professionnel polyvalent :

• L'administratif, et plus particulièrement l'optimisation de ses processus, incluant la maîtrise des outils numériques et la gestion documentaire
• La gestion de projet, comprenant la planification, le suivi et la coordination des actions
• La gestion des ressources humaines et la collaboration, développant les compétences en communication et management d'équipe

Le secrétariat traditionnel ou médical, quant à eux, peuvent nécessiter une certification spécifique obtenue auprès d'un organisme de formation spécialisé. Ces formations professionnalisantes, comme le titre professionnel de Secrétaire Assistant(e) Médico-Social(e), permettent d'acquérir les compétences techniques et le vocabulaire spécifique indispensables dans ces secteurs.

L'une des particularités de l'accueil et de l'assistanat est que ces professions n'appartiennent à aucun secteur défini : elles sont partout ! De l'accueil en entreprise au secteur médical, en passant par le tourisme et l'événementiel, ces métiers sont essentiels dans tous les domaines d'activité. Cette polyvalence exceptionnelle offre aux professionnels une grande liberté dans le choix de leur environnement de travail, qu'il s'agisse de structures privées, d'organismes publics ou d'associations. L'accueil multicanal et les compétences en assistanat sont recherchés dans des secteurs aussi variés que l'hôtellerie-restauration, la grande distribution, les établissements de santé ou encore les cabinets juridiques.