en quoi consiste le métier d'agent administratif (f/h) ?
Accueil, conseil, mais aussi secrétariat et parfois comptabilité… Les missions d'un agent administratif sont variées !
quelle est votre mission en tant qu'agent administratif (f/h) ?
Vos missions diffèrent selon le domaine dans lequel vous exercez, mais vous assurez principalement les tâches administratives et les tâches courantes de secrétariat. Vous gérez le courrier (affranchissement, réception, enregistrement, tri, distribution, etc.), les plannings, ainsi que l'accueil téléphonique et physique. Vous prenez en charge le suivi des dossiers : saisie et vérification de données, mise à jour de documents, classement, archivage, etc. Vous rédigez des rapports et dressez des tableaux récapitulatifs. Vous pouvez aussi être amené à effectuer des opérations comptables basiques comme la tenue à jour d'un tableur, l'émission de factures ou les suivis de paiements. Sous l'égide d'un supérieur hiérarchique, vous êtes parfois responsable des commandes et des stocks de fournitures de la structure dans laquelle vous travaillez. En relation avec le public, vous êtes également tenu de fournir les bonnes informations et d'orienter correctement les visiteurs.
Le travail d'agent administratif correspond aux profils ayant le sens de l'organisation et le goût pour les relations humaines. Découvrez quelles compétences et qualifications vous devez acquérir pour devenir agent administratif.
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Lorsque vous débutez en tant qu'agent administratif, votre salaire mensuel s'élève généralement à 1550 € bruts environ. L'INSEE (Institut national de la statistique et des études économiques) reporte que le salaire moyen d'un agent administratif en France est d'environ 1700 € bruts mensuels. Après quelques années d'expérience, vous pouvez espérer dépasser en fin de carrière les 2000 € bruts environ par mois.
quels sont les facteurs qui déterminent le salaire au poste d'agent administratif ?
De nombreux facteurs influencent le montant de votre salaire d'agent administratif. Si vous êtes fonctionnaire, votre salaire dépend notamment d'une grille indiciaire commune, de votre classe et de votre échelon. Selon la grille indiciaire territoriale, le salaire d'un adjoint administratif territorial (échelon 1) s'élève par exemple à environ 1650 € bruts mensuels, tandis que celui d'un adjoint administratif de première classe (échelon 10) atteint environ 2300 € bruts par mois. Les fonctionnaires perçoivent également des primes et des compléments (remboursement des transports, heures supplémentaires, 13e mois, etc.) pouvant augmenter le montant de leur salaire annuel. Le montant de votre salaire est aussi influencé par le type de structure qui vous emploie (petite entreprise, grand groupe, ministère, collectivité, hôpital, etc.). Il dépend aussi de votre niveau d'études, de votre expérience et des responsabilités qui vous sont confiées.
types de postes d'agent administratif
Il existe différents types de postes d'agent administratif, comme :
- l'assistant administratif qui joue souvent un rôle d'intermédiaire entre les dirigeants et les salariés d'une société
- l'agent chargé de l'instruction des dossiers d'immatriculation dans une préfecture
- l'officier d'état civil qui instruit et constitue les actes d'état civil dans une mairie (naissance, mariage, adoption, décès)
- le gestionnaire administratif et logistique de formation qui s'occupe de la gestion opérationnelle des formations de son employeur (suivi des inscriptions, organisation de la logistique, etc.)
- l'adjoint administratif de l'Intérieur qui peut exercer des fonctions d'accueil et de secrétariat dans un commissariat, etc.
Les types de postes d'agent administratif mentionnés ici sont des exemples, cette liste n’est pas exhaustive.
travailler en tant qu'agent administratif (f/h)
Sous l'autorité de votre supérieur, votre quotidien est ponctué de tâches de secrétariat, de gestion administrative et d'accueil. Apprenez-en plus sur le travail d'agent administratif au quotidien, l’organisation du temps de travail et les perspectives de carrière.
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tâches et responsabilités
Les missions que vous réalisez au cours d'une journée de travail sont plutôt diversifiées, mais souvent répétitives. Vos tâches les plus fréquentes sont :
- l'accueil et la réception du public pour les orienter éventuellement vers les bons services
- la gestion des appels téléphoniques
- le traitement du courrier (envoi, réception, enregistrement, tri, distribution aux différents services, gestion administrative du courrier, etc.)
- la gestion des mails (envoi, réponse, transfert aux services concernés, etc.)
- la saisie sur logiciels
- la gestion et l'organisation des plannings
- la communication des informations aux personnes concernées
- l'organisation, le classement et l'archivage des documents
- l'indexation des dossiers et des documents de référence
- la numérisation de documents
- la constitution de dossiers administratifs
- la rédaction de rapports et de documents divers
- l'étude d'une demande client
- la tenue de registre
- la photocopie de documents
- la réalisation de tâches comptables de base (entrées de données, tenue à jour de tableurs, etc.)
- la gestion et le traitement des factures
- la gestion des stocks et des fournitures (définition des besoins en approvisionnement, suivi de l'état des stocks, préparation des commandes, etc.)
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cadre de travail
Vous exercez généralement votre métier d'agent administratif derrière votre bureau, celui-ci faisant souvent face au public. Vous évoluez généralement dans la fonction publique, car toutes les administrations et collectivités territoriales ont besoin d'agents administratifs. Fonctionnaire de catégorie C, vous exercez principalement au service des mairies, des écoles, des hôpitaux, des municipalités, des préfectures, des ministères, etc. Des entreprises privées peuvent également faire appel à vos services. Vos missions sont alors amenées à varier selon le domaine de l'entreprise (finance, transport, etc.).
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qui sont vos collègues ?
Selon votre employeur, vous pouvez avoir comme collègues des secrétaires, des comptables ou encore des professeurs. Vous pouvez aussi travailler avec des bibliothécaires et d'autres spécialistes, comme des archivistes.
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organisation du travail
En tant qu'agent administratif, votre emploi du temps est régulier et assez classique. Vous travaillez habituellement en semaine, du lundi au vendredi. Votre amplitude horaire est celle des horaires de bureau, généralement de 8 h/9 h à 17 h/18 h. Les heures supplémentaires et le travail pendant le week-end sont en principe rares. Vos conditions de travail sont agréables et vous offrent un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Selon votre employeur, vous pouvez même parfois obtenir un aménagement du temps de travail ou, dans certains cas, des journées de télétravail.
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perspectives d’évolution
Que ce soit au sein d'une entreprise ou d'un établissement de la fonction publique, votre carrière d'agent administratif peut évoluer vers davantage de responsabilités. Dans le secteur privé, avec de l'expérience, vous pouvez diriger des équipes et devenir secrétaire de direction par exemple. Dans la fonction publique, vous pouvez monter en grade grâce à des concours internes ou par liste d'aptitude sur proposition de votre hiérarchie. Vous pouvez également changer de service et vous orienter vers des métiers de régisseur de recette, de rédacteur territorial, d'archiviste ou encore de bibliothécaire. Dans le privé, vous avez aussi la possibilité de vous spécialiser dans un domaine : comptabilité, ressources humaines, communication, etc.
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En cherchant votre poste d'agent administratif avec Randstad, vous profitez d’avantages intéressants, comme :
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Vous aimeriez être embauché en CDI ? Dans de nombreux cas, travailler en intérim en tant qu'agent administratif est une première étape qui fait office de tremplin vers l’obtention d’un contrat à durée indéterminée. De nombreuses entreprises recrutent également leurs employés en CDI par le biais de Randstad.
formation et compétences
L'accès au métier d'agent administratif ne nécessite aucun diplôme particulier. Pour exercer dans la fonction publique, la réussite aux concours d'adjoint administratif de catégorie C est toutefois obligatoire (sans aucune condition d'âge ou de diplôme). Il existe également quelques formations accessibles à tous les étudiants allant du brevet d'études professionnelles (BEP) au bac+2 :
- BEP Métiers des Services Administratifs
- Bac Professionnel Gestion Administration
- Bac Professionnel Comptabilité
- Bac Professionnel Administration des Entreprises
- Brevet de Technicien Supérieur (BTS) Assistant de Gestion
- BTS Support à l'Action Managériale
- Diplôme Universitaire de Technologie (DUT) Gestion des Entreprises et des Administrations
savoir-faire et compétences
Votre savoir-faire d'agent administratif est basé sur vos compétences techniques et vos qualités personnelles :
- vous êtes présentable et souriant
- vous avez le sens du contact et de la relation
- vous faites preuve de capacité d'écoute, de diplomatie et de patience face aux requêtes et aux demandes de renseignements
- vous êtes à l'aise avec l'informatique (ordinateur, imprimante, photocopieur, scanner, etc.)
- vous maîtrisez les outils bureautiques notamment le Pack-Office (Word, Excel, etc.)
- vous maîtrisez les techniques de prise de notes et la sténographie
- vous êtes capable d'utiliser des outils collaboratifs (planning partagé, web-conférence, réseau social d'entreprise, etc.)
- vous maîtrisez l'orthographe
- vous connaissez les méthodes de classement et d'archivage
- vous savez indexer les dossiers et les documents de référence
- vous connaissez les techniques de numérisation
- vous avez des compétences en gestion administrative
- vous vous tenez au courant de la législation en vigueur dans votre secteur (social, économique, financier, scolaire, etc.) et de son évolution
- vous êtes minutieux, rigoureux et organisé pour pouvoir gérer la diversité des missions
- vous savez vous rendre disponible
- vous êtes fiable
- vous faites preuve de dynamisme et de polyvalence
- vous êtes capable de respecter les protocoles à la lettre
FAQs
FAQs sur le métier d'agent administratif
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pourquoi devenir agent administratif ?
Exercer la profession d'agent administratif présente de multiples avantages. Pour commencer, vous pouvez accéder à cet emploi sans diplôme. Ce métier au service de l'intérêt général vous offre ensuite un champ d'activités étendu, des possibilités d'évolution et une grande mobilité géographique. Il vous assure également un bon équilibre entre vie privée et professionnelle et la stabilité de l'emploi si vous avez le statut de fonctionnaire.
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quelle est la différence entre un agent administratif et un secrétaire ?
Leurs missions sont sensiblement similaires. Un secrétaire est généralement attaché à une seule personne, tandis qu'un agent administratif travaille pour l'ensemble d'un service.
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quelles sont les entreprises qui peuvent recruter un agent administratif ?
Les entreprises qui peuvent recruter un agent administratif sont nombreuses. Vous pouvez travailler dans différents domaines du secteur privé, en particulier dans la finance ou les transports. Le premier employeur en France d'agents administratifs reste néanmoins la fonction publique (État, collectivités territoriales et municipalités).
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en quoi consiste le concours d'agent administratif ?
Le concours d'agent administratif de catégorie C de la fonction publique se déroule en deux étapes. La première étape est appelée l'épreuve d'admissibilité. Il s'agit d'une épreuve écrite qui consiste à répondre à des questions de compréhension sur un texte et à résoudre de courts exercices (vocabulaire, orthographe, grammaire, mathématiques). Si vous réussissez cette épreuve, vous pouvez passer à la seconde étape : l'épreuve d'admission. Cette étape qui se déroule à l'oral est une épreuve pratique de mise en situation professionnelle afin de tester vos aptitudes.
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comment réussir un entretien d'embauche pour un poste d'agent administratif ?
Pour réussir votre entretien, soyez bien informé sur votre employeur et votre futur poste. Répondez aux questions de manière claire en utilisant des exemples qui mettent en avant votre sens du contact et vos compétences en secrétariat.
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comment postuler à un poste d'agent administratif ?
Pour postuler à un poste d'agent administratif, c’est simple : créez un compte Randstad et parcourez les offres d’emploi dans votre secteur, puis envoyez-nous votre CV et votre lettre de motivation. Vous avez besoin d’aide pour réussir votre recherche et constituer votre dossier de candidature ? Découvrez notre rubrique conseil carrière pour réussir votre recherche d’emploi !
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