agent administratif (f/h)

Les missions que vous réalisez au cours d'une journée de travail sont plutôt diversifiées, mais souvent répétitives. Vos tâches les plus fréquentes sont :

• l'accueil et la réception du public pour les orienter éventuellement vers les bons services
• la gestion des appels téléphoniques
• le traitement du courrier (envoi, réception, enregistrement, tri, distribution aux différents services, gestion administrative du courrier, etc.)
• la gestion des mails (envoi, réponse, transfert aux services concernés, etc.)
• la saisie sur logiciels
• la gestion et l'organisation des plannings
• la communication des informations aux personnes concernées
• l'organisation, le classement et l'archivage des documents
• l'indexation des dossiers et des documents de référence
• la numérisation de documents
• la constitution de dossiers administratifs
• la rédaction de rapports et de documents divers
• l'étude d'une demande client
• la tenue de registre
• la photocopie de documents
• la réalisation de tâches comptables de base (entrées de données, tenue à jour de tableurs, etc.)
• la gestion et le traitement des factures
• la gestion des stocks et des fournitures (définition des besoins en approvisionnement, suivi de l'état des stocks, préparation des commandes, etc.)

Vous exercez généralement votre métier d'agent administratif derrière votre bureau, celui-ci faisant souvent face au public. Vous évoluez généralement dans la fonction publique, car toutes les administrations et collectivités territoriales ont besoin d'agents administratifs. Fonctionnaire de catégorie C, vous exercez principalement au service des mairies, des écoles, des hôpitaux, des municipalités, des préfectures, des ministères, etc. Des entreprises privées peuvent également faire appel à vos services. Vos missions sont alors amenées à varier selon le domaine de l'entreprise (finance, transport, etc.).

Selon votre employeur, vous pouvez avoir comme collègues des secrétaires, des comptables ou encore des professeurs. Vous pouvez aussi travailler avec des bibliothécaires et d'autres spécialistes, comme des archivistes.

En tant qu'agent administratif, votre emploi du temps est régulier et assez classique. Vous travaillez habituellement en semaine, du lundi au vendredi. Votre amplitude horaire est celle des horaires de bureau, généralement de 8 h/9 h à 17 h/18 h. Les heures supplémentaires et le travail pendant le week-end sont en principe rares. Vos conditions de travail sont agréables et vous offrent un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Selon votre employeur, vous pouvez même parfois obtenir un aménagement du temps de travail ou, dans certains cas, des journées de télétravail.

Que ce soit au sein d'une entreprise ou d'un établissement de la fonction publique, votre carrière d'agent administratif peut évoluer vers davantage de responsabilités. Dans le secteur privé, avec de l'expérience, vous pouvez diriger des équipes et devenir secrétaire de direction par exemple. Dans la fonction publique, vous pouvez monter en grade grâce à des concours internes ou par liste d'aptitude sur proposition de votre hiérarchie. Vous pouvez également changer de service et vous orienter vers des métiers de régisseur de recette, de rédacteur territorial, d'archiviste ou encore de bibliothécaire. Dans le privé, vous avez aussi la possibilité de vous spécialiser dans un domaine : comptabilité, ressources humaines, communication, etc.

Exercer la profession d'agent administratif présente de multiples avantages. Pour commencer, vous pouvez accéder à cet emploi sans diplôme. Ce métier au service de l'intérêt général vous offre ensuite un champ d'activités étendu, des possibilités d'évolution et une grande mobilité géographique. Il vous assure également un bon équilibre entre vie privée et professionnelle et la stabilité de l'emploi si vous avez le statut de fonctionnaire.

Leurs missions sont sensiblement similaires. Un secrétaire est généralement attaché à une seule personne, tandis qu'un agent administratif travaille pour l'ensemble d'un service.

Les entreprises qui peuvent recruter un agent administratif sont nombreuses. Vous pouvez travailler dans différents domaines du secteur privé, en particulier dans la finance ou les transports. Le premier employeur en France d'agents administratifs reste néanmoins la fonction publique (État, collectivités territoriales et municipalités).

Le concours d'agent administratif de catégorie C de la fonction publique se déroule en deux étapes. La première étape est appelée l'épreuve d'admissibilité. Il s'agit d'une épreuve écrite qui consiste à répondre à des questions de compréhension sur un texte et à résoudre de courts exercices (vocabulaire, orthographe, grammaire, mathématiques). Si vous réussissez cette épreuve, vous pouvez passer à la seconde étape : l'épreuve d'admission. Cette étape qui se déroule à l'oral est une épreuve pratique de mise en situation professionnelle afin de tester vos aptitudes.

Pour réussir votre entretien, soyez bien informé sur votre employeur et votre futur poste. Répondez aux questions de manière claire en utilisant des exemples qui mettent en avant votre sens du contact et vos compétences en secrétariat.

Pour postuler à un poste d'agent administratif, c’est simple : créez un compte Randstad et parcourez les offres d’emploi dans votre secteur, puis envoyez-nous votre CV et votre lettre de motivation. Vous avez besoin d’aide pour réussir votre recherche et constituer votre dossier de candidature ? Découvrez notre rubrique conseil carrière pour réussir votre recherche d’emploi !