en quoi consiste le métier de secrétaire (f/h) ?
Un téléphone à portée de main, un poste informatique, une pile de dossiers soigneusement ordonnée : l'univers de travail du secrétaire résume bien les missions dont il a la responsabilité. Il est l'interlocuteur incontournable d'une entreprise, et la personne par laquelle il faut passer pour prendre un rendez-vous, porter une réclamation ou être mis en relation avec un service.
quelle est votre mission en tant que secrétaire (f/h) ?
Chargé de l'accueil des visiteurs comme des clients, vous vous occupez aussi de rédiger des courriers pour vos supérieurs, de gérer leur planning ou d'organiser une réunion. Le quotidien du secrétaire varie énormément selon le secteur d'activité et la taille de l'entreprise qui l'emploie. Dans une PME, il vous faut être polyvalent. Vous êtes chargé, par exemple, de gérer les fiches de paie ou les déclarations à l'URSAFF. Dans les plus grands groupes, vous pouvez être uniquement affecté à une mission d'accueil, orientée vers la réception des visiteurs, des appels, des courriers et des mails.
Le travail de secrétaire correspond à votre sens du service et à votre goût pour les relations interpersonnelles ? Vous êtes organisé et motivé par la vie en entreprise ? Découvrez quelles compétences et qualifications vous devez acquérir pour devenir secrétaire.
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Le salaire d'un secrétaire débutant se situe juste au-dessus du SMIC. Le salaire moyen, selon l'INSEE, est de 2215 € brut par mois. Une secrétaire de direction peut toutefois toucher un salaire supérieur à 3000 €. Un secrétaire de mairie gagnera entre 1800 € et 2800 € selon la taille de la collectivité. En fin de carrière, et selon son statut, un secrétaire peut atteindre une rémunération nette de 3500 €. Dans le cadre du télétravail, certains frais comme les dépenses liées à l'énergie ou à internet peuvent être pris en charge. De même, des frais de repas ou de transport sont parfois partiellement assumés par l'employeur. Enfin, le secrétaire peut bénéficier de primes de participation ou de CET (compte épargne temps) à 5 ou 6 %. Diverses aides, telles qu'une aide au logement ou une aide à la garde d'enfants, sont parfois proposées.
quels sont les facteurs qui déterminent le salaire au poste de secrétaire ?
Parmi les éléments influant sur le salaire d'un secrétaire, la spécialisation choisie est déterminante. Les secrétaires juridiques ou de direction gagnent plus que des secrétaires polyvalents et sans spécialisation. L'expérience et l'ancienneté permettent une évolution du salaire. Il en va de même lorsqu'un secrétaire travaille au sein d'un grand groupe.
types de postes de secrétaire
Il existe différents types de postes de secrétaire, comme :
- secrétaire administratif
- secrétaire de direction
- secrétaire de mairie ou de collectivité territoriale
- secrétaire juridique
- secrétaire polyvalent
- secrétaire-standardiste
- assistant de manager
- hôte d'accueil
- standardiste
Les appellations peuvent varier. Le terme d'assistant a pris récemment plus de place au détriment de celui de secrétaire. La qualification des postes s'effectue en fonction des tâches à accomplir (accueil, standard, etc.) et des secteurs d'activité (droit, médecine, logistique, etc.). À titre d'exemple, un secrétaire juridique peut être amené à réaliser le secrétariat classique et d'autre part à rédiger des actes juridiques courants. Une formation complémentaire en droit est ainsi souvent demandée ou appréciée.
Les types de postes de secrétaire mentionnés ici sont des exemples, cette liste n’est pas exhaustive.
travailler en tant que secrétaire (f/h)
Le secrétaire est présent dans toutes les entreprises, dans l'ensemble des secteurs d'activité et dans des structures de toutes tailles : sociétés privées, établissements publics et parapublics, cabinets libéraux et collectivités territoriales… Apprenez-en plus sur le travail de secrétaire au quotidien, l’organisation du temps de travail et les perspectives de carrière.
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tâches et responsabilités
L'arrivée du numérique a bouleversé le rôle et les activités d'un secrétaire. De nombreux professionnels envoient eux-mêmes leur courrier, fixent leurs rendez-vous et organisent leurs réunions. Le secrétaire joue encore un rôle essentiel dans de nombreuses entreprises et bureaux en exerçant, entre autres, les tâches suivantes.
- accueil des clients
- accueil téléphonique
- archivage
- gestion administrative quotidienne
- préparation de supports de présentation
- prise de rendez-vous et organisation des plannings
- rédaction et classements des courriers
- suivi des appels d'offres
- organisation d'événements (conférences, séminaires)
- rédaction des comptes-rendus de réunions
Les secrétaires, aujourd'hui, ont un champ d'action plus large que leurs prédécesseurs. Rédaction d'actes juridiques dans un cabinet d'avocat, préparation d'une cession d'entreprise dans un cabinet d'audit, conseils de santé chez un médecin… Les responsabilités confiées se sont progressivement élargies et spécialisées. Dans de nombreuses structures, le secrétaire prend véritablement en charge la coordination et l'organisation de son service. Il constitue un bras droit et un relais de confiance pour la direction. Lien entre les différents services d'une entreprise, l'assistant maîtrise parfaitement les outils numériques et s'implique fortement dans la circulation de l'information au sein des équipes, tout en se spécialisant dans le secteur d'activité dont il dépend.
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cadre de travail
Le secrétaire travaille généralement dans un bureau, au sein d'une entreprise. Le télétravail est aussi possible, par exemple depuis chez soi ou depuis un espace de coworking.
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qui sont vos collègues ?
Selon votre employeur, vous pouvez avoir comme collègues des assistants commerciaux, des standardistes ou encore des hôtes d'accueil. Vous pouvez aussi travailler avec des comptables et d'autres spécialistes, comme des managers.
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organisation du travail
Dans la très grande majorité des cas, le régime de travail d'un secrétaire correspond aux horaires de bureau classiques. Il peut être amené à effectuer des heures supplémentaires. Certains exercent en horaires décalés selon les nécessités de l'entreprise. De même, ce travail peut s'exercer à temps partiel. C'est parfois le cas pour les secrétaires juridiques ou les secrétaires médicales (cabinet d'un médecin ou d'un dentiste).
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perspectives d’évolution
Dans les grandes entreprises, l'expérience acquise au poste de secrétaire permet d'accéder à des responsabilités plus importantes. Des opportunités peuvent s'ouvrir vers le poste d'assistant de direction, généralement au service de l'agenda et des tâches administratives d'une seule personne. Il est également possible de se spécialiser, notamment dans le secrétariat juridique, informatique ou commercial.
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En cherchant votre poste de secrétaire avec Randstad, vous profitez d’avantages intéressants, comme :
- de nombreuses possibilités de formation et de développement de compétences
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Vous aimeriez être embauché en CDI ? Dans de nombreux cas, travailler en intérim en tant que secrétaire est une première étape qui fait office de tremplin vers l’obtention d’un contrat à durée indéterminée. De nombreuses entreprises recrutent également leurs employés en CDI par le biais de Randstad.
formation et compétences
Le poste de secrétaire est accessible à partir d'un baccalauréat, comme le bac techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion) ou le bac pro Gestion-Administration. Il est bien sûr possible de poursuivre ses études jusqu'à l'obtention d'un bac+2 ou d'un bac+3 et d'obtenir un diplôme comme :
- un BTS (brevet de technicien supérieur) assistant de manager
- un BTS support à l'action managériale
- un BTS gestion de la PME
- un DUT (diplôme universitaire de technologie) gestion des entreprises et des administrations
- un DUT gestion administrative et commerciale des organisations…)
- une licence professionnelle administration des entreprises ou licence professionnelle marketing.
Les postes d'assistants et de secrétaires spécialisés ou généralistes sont nombreux. Des parcours très diversifiés peuvent ainsi conduire à cette profession.
savoir-faire et compétences
La première qualité d'un secrétaire est la disponibilité : il est constamment prêt à accueillir les doléances d'un client, à recevoir le mail d'un fournisseur ou à prendre en compte l'appel téléphonique de son directeur pour décaler un rendez-vous. En bon gestionnaire, le secrétaire est aussi une personne organisée, méthodique, efficace et discrète, qui sait s'adapter à son interlocuteur à l'oral comme à l'écrit. Un secrétaire a également le sens des priorités pour accomplir les tâches les plus urgentes et changer de planning en cours de journée si nécessaire. Les compétences les plus demandées sont :
- un excellent sens relationnel
- une bonne résistance au stress
- une maîtrise de la bureautique (principaux logiciels bureautiques du Pack-Office)
- une excellente maîtrise du français - et dans certains cas de l'anglais
- des qualités rédactionnelles éprouvées
- le respect de la confidentialité
- le sens de l'accueil et du service client
- l'esprit d'entreprise
Le métier de secrétaire implique une grande maturité professionnelle. En tant que secrétaire, vous pouvez être amené à résoudre des conflits, voire à conseiller d'autres salariés sur des thématiques diverses. Dans tous les cas, il est essentiel de gagner la confiance de son manager et des collaborateurs.
L'ensemble de ces compétences font du secrétaire un rouage indispensable au fonctionnement administratif d'une entreprise. Leur savoir-faire et leurs qualités relationnelles permettent d'améliorer les résultats d'une entreprise et apportent une sérénité utile dans des univers commerciaux très réactifs.
FAQs
FAQ sur le métier de secrétaire
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le métier de secrétaire est-il en voie de disparition ?
En raison de l'informatisation croissante du travail de bureau, la fin du métier de secrétaire est régulièrement anticipée. En réalité, la profession s'est métamorphosée en quelques dizaines d'années. Le secrétaire est devenu un assistant polyvalent dont les tâches vont du suivi de la clientèle à la facturation, ou même le recrutement. Ils peuvent atteindre un haut niveau de spécialisation dans les entreprises de grande taille.
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que fait un secrétaire (assistant) commercial ?
Le cas d'un assistant commercial est un bon exemple de l'évolution du métier. Spécialiste des ventes et des achats, son profil est valorisé sur le marché de l'emploi. Rattaché au directeur commercial, il assiste les vendeurs dans l'ensemble des activités ayant trait aux ventes (rappel des leads, suivi de la clientèle, prise de rendez-vous, etc.).
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quel est le travail d'un secrétaire médical ?
Dans le secteur médical ou médico-social, un secrétaire s'occupe en direct de la gestion administrative des patients. Outre les tâches d'accueil, d'information et de travail administratif, il encaisse les paiements et enregistre les données de la carte vitale. Il existe un diplôme universitaire de technicien de l'information médicale, mais en règle générale les secrétaires médicaux sont formés par l'expérience en cabinet.
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la profession est-elle ouverte aux hommes ?
Traditionnellement, les postes de secrétaire étaient occupés par des femmes. Une école à Paris portait même le nom de FEMSEC (femme secrétaire). Aujourd'hui, de nombreux hommes exercent par exemple sur des postes de secrétaire médical ou secrétaire juridique. Les compétences et qualités pour exercer le métier (patience, organisation et rigueur…) appartiennent à tous.
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quels sont les principaux outils bureautiques d'un secrétaire ?
Ils varient selon les entreprises. Au-delà du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), les secrétaires peuvent être amenés à utiliser une solution de stockage en ligne comme Dropbox ou Drive, mais aussi Trello pour gérer les activités quotidiennes. Google Meet, Teams ou Zoom sont utiles pour organiser des visioconférences. De nombreux bureaux et sociétés utilisent des logiciels métier et « sur mesure », manipulés quotidiennement par leurs secrétaires.
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comment postuler à un poste de secrétaire ?
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