les 5 étapes clés du processus de planification des effectifs.

Votre entreprise se préoccupe-t-elle de recruter les talents et les compétences adéquats, que ce soit pour aujourd'hui ou pour les années à venir ? Si c'est le cas, sachez qu’elle n’est pas seule. Selon une étude, les chefs d'entreprise du monde entier considèrent l’acquisition de talents comme leur principal challenge pour la prochaine décennie. Ainsi, la capacité à attirer et à retenir les meilleurs profils est passée de la huitième place (en 2021) à la deuxième place en 2022. En France, 58 % des recrutements sont jugés difficiles par les entreprises en 2022, ce qui représente une hausse de 13 % par rapport à 2021, souligne une récente enquête de Pôle emploi.

Besoin accru en compétences techniques, pénurie mondiale de talents, main-d'œuvre vieillissante, marché du travail hautement concurrentiel… faire face à ces multiples défis est problématique pour bon nombre d’entreprises. La combinaison de ces facteurs a complexifié la capacité à recruter et à retenir les talents nécessaires pour rester compétitif dans son secteur d’activité.

Une planification performante du personnel est un excellent moyen pour relever ces défis et préparer sa main-d'œuvre pour l'avenir.

Qu’est-ce que la planification des effectifs ?

La planification des effectifs consiste à évaluer les compétences actuelles de l'entreprise et ses besoins futurs. L’objectif : identifier les déficits potentiels qui seront un frein à la croissance de demain. Ce processus implique également l'élaboration et la mise en œuvre de plans d'action spécifiques pour combler les carences en matière de compétences.

Un processus actif de planification du personnel participe à résoudre la pénurie de compétences. Comment ? En identifiant et en répondant à temps aux besoins de recrutement futurs sans attendre que l’écart se creuse. Sans planification adéquate, il peut être très difficile pour les employeurs de trouver les talents nécessaires pour les postes-clés lorsque le besoin s'en fait sentir.

Autre avantage de la mise en place de la planification du personnel : ajouter un niveau supplémentaire d'adaptabilité et de flexibilité à la main-d'œuvre. Elle permet également de fournir à votre entreprise des informations précieuses sur les atouts des talents actuellement en poste, pour qu'elle puisse s'adapter rapidement à tout éventuel changement.

En quoi consiste le processus de planification des effectifs ?

La planification des effectifs, ou workforce planning, n'est pas une action unique. Il s'agit plutôt d'une démarche continue qui, étape par étape, doit s'aligner directement sur les objectifs globaux de l’entreprise. Il est important que l'équipe de planification soit composée de membres du service RH, mais aussi de dirigeants, de responsables financiers et opérationnels. Cette collaboration interfonctionnelle permet d’avoir une vision précise sur les effectifs futurs de l'entreprise et de mettre en œuvre des plans d'action performants en matière de recrutement.

Voici un aperçu du processus de planification du personnel en cinq étapes.

1. créer un sentiment d'urgence et d’engagement

Pour que la planification des effectifs soit efficace, elle nécessite un engagement fort et continu à tous les niveaux de l’entreprise : RH, dirigeants, responsables opérationnels… tous les services doivent être impliqués dans l’organisation stratégique.

Tous doivent mesurer l’urgence de planifier les effectifs pour répondre aux besoins de demain. Pour susciter cette prise de conscience, le service RH sensibilise les membres de l'équipe dédiée aux différents défis en matière de talents : marché de l'emploi hautement concurrentiel, main-d'œuvre vieillissante, déficit croissant des compétences… Instiller ce sentiment d'urgence est particulièrement important lorsqu'il s'agit du top management et garantit l’investissement des ressources et la mise en œuvre des plans d'action. Autre point essentiel : avant de passer à l'étape suivante, pensez à obtenir l'engagement de chaque membre de l'équipe de planification des effectifs.

2. de la stratégie aux ressources humaines

Une fois que chaque service a compris la nécessité de planifier les effectifs, vous pouvez commencer à fusionner la stratégie organisationnelle et les objectifs en matière de ressources humaines. L'équipe doit prendre le temps de répondre à des questions essentielles : où l'entreprise veut-elle être dans deux ou trois ans ? Dans quels domaines prévoit-elle une croissance ou un changement ? En résumé, vous devez avoir une vision claire de la stratégie et des ambitions de développement de l’entreprise.

La compréhension de la vision globale et des objectifs futurs de l'entreprise constitue la base principale de la planification des effectifs. Par exemple, si vous souhaitez, dans les années à venir, accélérer le recours à l'automatisation, vous aurez davantage besoin de compétences techniques et réduirez probablement la taille de vos effectifs pour atteindre les résultats escomptés.

La création d'objectifs en matière RH nécessite de prendre en compte des facteurs quantitatifs et qualitatifs. Par exemple, combien de managers supplémentaires faudra-t-il dans les années à venir (quantitatif) et quelles sont les compétences spécifiques dont l'entreprise a besoin aujourd'hui et demain (qualitatif) ? Grâce à cette démarche, votre équipe aura une vision claire de la main-d'œuvre actuelle et future nécessaire au développement de l’activité de l'entreprise.

3. analyse des effectifs

La phase suivante du processus de planification des effectifs consiste à lancer une analyse complète des équipes existantes, pour identifier ses forces et ses lacunes. À ce stade, votre équipe doit déterminer avec précision les compétences actuelles de l'entreprise, distinguer les talents nécessaires dans un avenir proche et ceux qui seront amenés à être remplacés, et identifier les compétences utiles dans le marché du travail de demain.

Tout au long de cette étape, il est important d'obtenir des informations de la part des dirigeants sur l'orientation stratégique de l'entreprise, mais aussi de la part des managers qui ont une connaissance exacte des compétences nécessaires au quotidien. Ces données permettront d’avoir une vue d'ensemble sur l’effectif actuel et d’évaluer les besoins futurs.

La façon la plus simple d'effectuer une analyse fine des ressources humaines est de classer les différentes compétences et talents en divers groupes. En matière de planification des effectifs, sept groupes sont possibles :

1. les acteurs clés : les salariés permanents dont l'entreprise a besoin aujourd'hui et demain
2. le potentiel inexploité : les employés permanents susceptibles d'être demandés à l'avenir
3. le personnel à déplacer : les collaborateurs permanents susceptibles de changer de poste au sein de l'entreprise
4. le personnel de base actuel : les salariés permanents essentiels aujourd'hui mais pas nécessairement à l'avenir
5. les collaborateurs temporaires : les collaborateurs dont l'entreprise n'aura plus besoin demain
6. les compétences les plus recherchées : celles nécessaires à l'entreprise aujourd’hui et à l'avenir
7. les compétences à prévoir : les compétences dont l'entreprise pourrait avoir besoin demain

4. la transition

Une fois l'analyse des effectifs terminée et toutes les données collectées, il est temps d'entamer la phase de transition du processus. C'est à ce stade que l'équipe détermine les interventions RH les plus efficaces et que la mise en œuvre du plan commence.

Les interventions RH doivent être distinctes pour chaque groupe de talents cité ci-dessus. Des plans d'action spécifiques à chaque catégorie amélioreront considérablement les résultats globaux. Par exemple, les plans de mobilité sont idéaux pour les salariés dont les compétences ne seront plus nécessaires demain. D'autre part, un plan de recrutement solide peut permettre à votre entreprise d’acquérir les compétences nécessaires aujourd'hui et demain.

S’il est courant que l'équipe des Ressources Humaines dirige de nombreuses parties du processus de planification des effectifs, les responsables opérationnels sont, assez logiquement, souvent chargés de la mise en œuvre des actions auprès des employés avec lesquels ils sont en contact direct.

La communication est essentielle lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre un processus de planification du personnel. Les responsables opérationnels ne doivent pas se contenter de révéler ces plans d'action aux employés, ils doivent également les encourager à tirer parti de ces opportunités de développement. Un échange direct entre managers et collaborateurs peut aider vos équipes à mesurer l'importance de développer leurs compétences et leurs carrières.

Plus important encore, toute intervention des RH doit être équitable et impartiale : chaque employé d'un même groupe de talents doit avoir accès aux mêmes opportunités professionnelles.

5. intégrer le plan

Même si l'étape finale consiste à intégrer le plan à la stratégie organisationnelle, elle ne correspond pourtant pas à la fin du processus de gestion des effectifs. Au contraire, la logique du processus de planification des effectifs est circulaire : il doit être constamment évalué, apprécié et ajusté pour répondre à l’évolution des besoins de l'entreprise et permettre d’obtenir les meilleurs résultats. Démarche continue, la planification des effectifs correspond donc à une fonction permanente au sein de la stratégie organisationnelle.

C'est à cette étape que l'efficacité des différents plans d'action peut être mesurée. Sur la base de ces évaluations, votre entreprise peut ajuster les plans d'action spécifiques ou modifier la manière dont ils sont mis en œuvre tout au long du processus, pour augmenter leurs performances.

Pour comprendre de manière plus approfondie la façon dont la planification des effectifs prépare votre entreprise au marché du travail de demain, téléchargez notre livre blanc détaillant le processus de planification des effectifs.