6 erreurs à éviter en matière de planification des effectifs.

Malgré l'intense pénurie de main-d'œuvre et le déficit croissant de compétences sur le marché du travail, de nombreuses entreprises confient manquer de temps et de ressources financières pour investir dans la planification stratégique de leurs effectifs. Et pourtant, beaucoup d’entre elles admettent que leur principale priorité est de répondre aux besoins actuels en matière de personnel. En France, 58 % des recrutements sont jugés difficiles par les entreprises en 2022, ce qui représente une hausse de 13 % par rapport à 2021, souligne une récente enquête de Pôle emploi. Malheureusement, l'absence d'un processus de planification des effectifs peut rendre très difficile la constitution d'une équipe adaptée au marché de demain.

S'il est vrai que la planification des effectifs exige un engagement temporel et financier de la part des entreprises, la réalité est que les employeurs actuels peineront à rester compétitifs dans leur secteur sans plan stratégique de gestion du personnel.

Qu'est-ce que la planification des effectifs, ou workforce planning ? Comment votre entreprise peut-elle en bénéficier ? En termes simples, ce processus RH consiste à évaluer les capacités actuelles de l'entreprise en matière de talents, à prévoir ses besoins futurs, à identifier les déficits à combler et à créer un plan d'action pour un suivi et des ajustements constants. L’objectif ? Gagner en flexibilité et en productivité, en limitant les risques liés à l’évolution des besoins.

Effectuée correctement, la planification des effectifs peut non seulement permettre à votre entreprise d'économiser de l'argent, mais aussi d'améliorer l'efficacité opérationnelle, de stimuler sa croissance et de répondre au manque de compétences grâce à la formation et la mobilité interne. Toutefois, les entreprises commettent souvent quelques erreurs lors de l'élaboration d'une stratégie de planification des effectifs qui peuvent nuire à son efficacité.

Les 6 erreurs les plus courantes en matière de planification des effectifs

Pour aider votre entreprise à éviter toutes difficultés inutiles, nous avons dressé une liste des erreurs les plus courantes commises lors de l'élaboration d'une stratégie de planification des effectifs.

1. l’oubli d'un alignement sur la stratégie de l'entreprise

L'une des principales erreurs commises par de nombreux employeurs est de considérer la planification du personnel comme une stratégie autonome, gérée uniquement par le service RH. Au contraire, elle doit s'aligner sur les enjeux globaux de l'entreprise : où se développer dans les trois prochaines années ? Quels nouveaux produits ou nouvelles offres lancer dans un avenir proche ? Sur quels marchés s'implanter… ? Ce n'est qu’avec cet alignement que votre entreprise peut élaborer une stratégie efficace pour disposer d’une équipe avec les compétences dont elle a besoin pour chaque poste.

Par ailleurs, votre entreprise peut réduire le risque de gaspillage des ressources humaines et améliorer ses résultats si la planification de ses effectifs s'aligne sur ses stratégies commerciales globales.

2. le manque d'adhésion de la part des dirigeants

On ne le dira jamais assez : la planification des effectifs ne fonctionne qu'avec l'adhésion des dirigeants.

Malheureusement, obtenir cette approbation peut sembler être une bataille pour de nombreuses équipes RH. Il est vrai qu’actuellement les entreprises, tous secteurs confondus, font face à de sévères restrictions budgétaires et sont donc peu enclines à engager des coûts supplémentaires. De plus, bon nombre de dirigeants hésitent à investir dans des stratégies de planification à long terme alors qu'ils connaissent encore des pénuries de main-d'œuvre.

Les équipes RH doivent comprendre les préoccupations des dirigeants et les mettre en adéquation avec la planification du personnel. Si une gestion performante des équipes permet à l’entreprise de se doter des profils et des compétences dont elle a besoin aujourd’hui, mais aussi demain, il ne s’agit que d’un avantage parmi d’autres. En effet, elle peut également contribuer à réduire les coûts d'embauche, augmenter le taux de rétention des collaborateurs, améliorer l'efficacité de l'entreprise, stimuler sa croissance et, surtout, à maintenir son niveau de compétitivité alors que la demande d’employés qualifiés s'intensifie.

En fin de compte, la direction générale doit comprendre qu'elle doit, dès maintenant, investir dans la planification des effectifs.

3. l’inexistence d’un processus structuré

De nombreux employeurs investissent, à tort, uniquement dans la planification opérationnelle des effectifs. Si cette logique répond à court terme aux demandes quotidiennes, elle ne prépare toutefois pas votre entreprise à ses enjeux de recrutement futurs. Pour planifier au mieux vos effectifs, il est important de définir un processus clair au niveau opérationnel, mais aussi stratégique.

Comme c'est le cas pour la plupart des stratégies à long terme, la planification des effectifs exige une approche proactive et une organisation structurée. Par exemple, votre entreprise doit monter une équipe dédiée qui se réunit régulièrement, sur une base mensuelle, trimestrielle ou semestrielle. Il faut également déterminer dès le départ les membres de l'équipe de planification, les rôles et les responsabilités spécifiques. En outre, elle doit suivre un processus continu, étape par étape, pour permettre à l'équipe de comparer les compétences actuelles des salariés aux besoins futurs en matière de main-d'œuvre et donc d'élaborer un plan d'action solide.

En l’absence d’une stratégie structurée, il est probable que votre planification des effectifs s'effondrera avant d’avoir offert de réels bénéfices. Même en présence d’un plan non structuré, il se peut qu'il ne réponde pas aux objectifs que votre entreprise s’était fixés. De plus, vous remarquerez peut-être les déficiences trop tard.

4. l’absence de collaboration interfonctionnelle

La collaboration est un élément clé de la planification des effectifs. Comme nous l'avons mentionné plus haut, un dispositif géré uniquement par le département Ressources Humaines limite l’efficacité du processus et risque de ne pas s'aligner sur les objectifs globaux de l'entreprise. C’est pourquoi vous devez nommer une équipe dédiée où la collaboration interfonctionnelle est une priorité absolue.

Cette équipe devrait inclure, sans s'y limiter :

• les RH. C’est indispensable : un membre du département RH doit faire partie de l'équipe de planification. Responsable des efforts de l'entreprise en matière de recrutement et de gestion des effectifs, il est logique que ce département joue un rôle essentiel dans l’organisation de ce plan. Dans les faits, les responsables RH prennent souvent la direction de l'équipe de planification, élaborent et mettent en œuvre des programmes de formation et de développement au sein de l'entreprise.
• la direction générale. Il est important qu'au moins un dirigeant fasse partie de l'équipe de planification des effectifs. Parce qu’il a une vision complète des objectifs de l'entreprise, il peut s'assurer que la stratégie de planification des effectifs est bien alignée sur la stratégie commerciale et les évolutions du marché du travail. De plus, ce dirigeant peut être le lien entre l'équipe de planification et les cadres de l'entreprise pour s'assurer de la bonne communication et de l'adhésion continue.
• les responsables financiers. Parce que la planification des effectifs exige un investissement continu de la part de l'entreprise, il est essentiel qu'un membre du service financier fasse partie de l'équipe dédiée pour gérer les coûts mobilisés. Il peut aider à comprendre les contraintes budgétaires de l'entreprise et apporter une vision réaliste sur le type d'investissement possible en matière de planification des effectifs dans les trois, cinq ou dix prochaines années.
• les managers et les superviseurs. Il serait difficile, voire impossible, d'élaborer une stratégie de workforce planning sans associer vos cadres et superviseurs. Ils ont une connaissance directe des compétences et de la main-d'œuvre nécessaires quotidiennement pour assurer la production. Enfin, ils peuvent aussi servir de liaison entre l'équipe de planification et les employés.
• le service informatique. Selon les compétences des membres de l'équipe de planification des effectifs, il peut être nécessaire d'inclure un collaborateur du service des systèmes d'information. Il peut recueillir des données précieuses sur les effectifs et les retranscrire de façon lisible pour prendre des décisions cruciales en matière de planification des effectifs.

5. le manque de communication

Il n'est pas rare qu'une entreprise, consciente des enjeux de la gestion du personnel, prenne le temps de créer une équipe de planification des effectifs et d'élaborer une stratégie pour aller de l'avant, sans parvenir à mettre en œuvre ce plan. C'est une chose d'élaborer une stratégie de planification des effectifs, c'en est une autre de la transformer en un plan réaliste et performant qui adresse véritablement les besoins en matière de recrutement de talents. C'est là que la communication devient essentielle.

Par exemple, si l'équipe de planification ne parvient pas à communiquer ses objectifs généraux, ses plans et ses étapes à la direction, il sera difficile d’obtenir l'adhésion continue de l'entreprise et de mettre en œuvre les ressources nécessaires. Autre cas de figure : sans communication claire à l'ensemble du personnel sur les aspects du plan, comme la formation et les possibilités d'évolution de carrière, ces efforts pourraient également s'avérer inefficaces.

C’est essentiel : l'équipe de planification des effectifs doit discuter des méthodes de communication dès le début du processus de planification du personnel. L’un des membres peut en être responsable ou votre équipe peut collaborer pour déterminer les meilleurs outils de communication selon tel ou tel aspect de la stratégie de planification.

Par exemple, le service RH peut être chargé d'élaborer un programme de formation et d’en communiquer les détails auprès des collaborateurs. Superviseurs et managers, eux, peuvent échanger en direct avec leurs équipes pour présenter les diverses possibilités de formation par service. Assurez-vous de donner les moyens et de former vos managers pour faciliter ces discussions.

6. l'incapacité à utiliser les technologies et les données

Selon une étude Gartner, seuls 33 % des responsables RH estiment utiliser efficacement la technologie et les données dans le processus de planification des effectifs. Un chiffre malheureusement faible si l'on considère que leur recours contribue à rationaliser le processus de gestion des effectifs et à en améliorer les résultats.

Dans le domaine des prévisions, la collecte et l’analyse des données jouent un rôle crucial si l’on considère que la planification des effectifs consiste à disposer des bons talents et à développer les bonnes compétences au bon endroit et au bon moment.

La bonne nouvelle, c'est que la plupart des employeurs collecte déjà de multiples données relatives aux employés. Encore faut-il savoir en tirer parti pour apporter une réelle valeur ajoutée à l’entreprise. C’est pourquoi il est recommandé d'inclure un membre des systèmes d’information dans l'équipe de gestion des effectifs. Il aura non seulement une connaissance directe des technologies disponibles et capables de rationaliser le processus de planification, mais il saura également quel type de données est actuellement recueilli et stocké par l'entreprise.

Par exemple, les données collectées par un logiciel de gestion des effectifs peuvent fournir des informations sur les compétences actuelles, identifier les éventuels déficits en la matière, suivre les postes vacants et prévoir les besoins futurs de l’entreprise. Les logiciels de gestion RH, eux, peuvent partager des informations sur les possibilités de formation et d'évolution de carrière au sein de l'entreprise.

Téléchargez dès aujourd'hui notre guide des meilleures pratiques en matière de planification des effectifs que vous pouvez utiliser comme référence.