Il y a quelques années encore, pour beaucoup de salariés la majorité de leurs tâches étaient accomplies assis à leur bureau dans les murs de l’entreprise.
Les espaces, les outils et les process de travail étaient donc tous pensés en ce sens. Or, avec des entreprises de plus en plus mondialisées, l’essor du digital et de plus en plus de collaborateurs exerçant leurs talents à distance, le travail collaboratif s’est démocratisé au point de devenir indispensable pour certains. Le fonctionnement de l’entreprise s’y est donc adapté et ses outils sont de plus en plus développés. Peut-on alors imaginer un futur dans lequel le travail serait collaboratif ou ne serait pas ?
Le travail collaboratif qu’est-ce que c’est ?
On peut définir le travail collaboratif comme le travail qui est réalisé en commun par plusieurs collaborateurs qui vont partager leurs connaissances et compétences, s’organiser et coordonner leurs actions pour obtenir un résultat. Le travail collaboratif ne place pas la hiérarchie au centre du système de travail car tous les collaborateurs qui participent au projet sont sur un pied d’égalité. Les rapports entre les collaborateurs sont horizontaux, c’est à dire que chacun peut émettre son avis et valider le travail collectif.
bon à savoir
51% des employés pensent que le travail collaboratif est avant tout un état d’esprit et des valeurs.
source : Enquête Ipsos et Openmind Kfée auprès de 500 salariés français
Pour parvenir à ce résultat les nouvelles technologies de communication sont bien sûr indispensables. Des outils, notamment digitaux, doivent être mis à disposition des salariés pour permettre aux collaborateurs d’échanger et de travailler efficacement.
Quels sont les outils et méthodes du travail collaboratif ?
Pour permettre au travail collaboratif de voir le jour puis de s’épanouir, l’entreprise doit mettre en place un environnement de travail flexible qui permette à ses employés, prestataires ou même free-lances de coopérer et collaborer. Des locaux, aux process en passant par les outils à disposition, les méthodes de travail doivent s’adapter en ce sens.
Premier outil du travail collaboratif : l’espace de travail. Celui-ci doit permettre aux collaborateurs de communiquer librement et d’interagir à leur guise. L’open-space (des bureaux non cloisonnés) et l’open-desk (des bureaux non attitrés) sont d’ailleurs des solutions de plus en plus adoptées par les entreprises. L’endroit choisi par l’employé facilite la proximité et la confiance entre les collaborateurs. Proposer des espaces de détente adaptés permet également de créer des rencontres spontanées et des réunions moins formelles, ce qui favorise la créativité.
Ce qu’on appelle le « design thinking » est également beaucoup utilisé lorsqu’on parle de travail collaboratif puisqu’il consiste à chercher de façon commune une solution à une problématique et à en concevoir la forme. Le brainstorming ou la co-création sont par exemple des méthodes bien connues de design thinking.
bon à savoir
Le design thinking est né dans les années 50 avec l’invention du brainstorming par le publicitaire américain Alex Osborn. Cette technique montra au monde de l’entreprise la force de la pensée créative collective.
Et enfin, condition indispensable au travail collaboratif : les outils numériques et digitaux ! Un simple téléphone ou une messagerie instantanée pour communiquer rapidement sans multiplier les e-mails, un réseau social d’entreprise (RSE) ou encore un intranet peuvent s’avérer utiles. Un agenda pour la gestion des plannings et des réunions de travail, des outils de stockage et de partage pour pouvoir collaborer sur un même document, un ordinateur portable pour permettre aux collaborateurs de travailler depuis différents endroits… Autant d’outils dont l’entreprise doit se doter pour promouvoir le travail collaboratif.
Quels avantages pour l’entreprise ?
83% des salariés expriment l’envie et le besoin de collaborer* et ce n’est pas un hasard car ce mode de travail possède de nombreux avantages, aussi bien pour le salarié que pour l’entreprise.
Un gain de temps
La mise à jour des documents en temps réel avec toutes les modifications de chaque collaborateur permet de gagner énormément de temps. Plus besoin de passer les uns après les autres : ici tous les collaborateurs peuvent travailler en même temps sur un même document, consulter et noter le travail de chacun. Cela a également pour effet de supprimer les réunions et points intermédiaires inutiles. Ce qui est également complété pas la messagerie instantanée qui permet de poser ses questions et d’obtenir des réponses très rapidement, sans freiner la progression du projet.
bon à savoir
85% des entreprises estiment que les technologies collaboratives accélèrent la prise de décision.
source : Dimensiondata
Un travail plus efficace
Les outils de travail collaboratif sont d’une extrême praticité. Ils permettent non seulement d’avoir accès facilement aux documents nécessaires mais aussi de commenter, modifier, rapporter des incidents, proposer des améliorations ou encore prendre des décisions facilement et rapidement. Cette centralisation des actions permet à chaque collaborateur de se concentrer sur son travail en supprimant des tâches fastidieuses et parfois chronophages.
Plus de flexibilité
Les outils de travail collaboratif permettent également une plus grande flexibilité. En effet, grâce à la visioconférence ou aux documents partagés les collaborateurs à distance peuvent tout aussi bien participer au projet que s’ils étaient sur place. De plus, le travail collaboratif rend le projet plus facile à faire évoluer et les ajustements se font plus simplement. Qu’il s’agisse de changer l’heure d’une réunion en avertissant tous les participants en un clic ou de faire parvenir des modifications à un collaborateur en annotant son travail sur un document partagé : la simplicité est à l’honneur.
Une mise en valeur des collaborateurs
En travail collaboratif, la hiérarchie est gommée et les relations de travail se font de manière horizontale. Ce décloisonnement de fonctionnement permet une véritable participation de chaque collaborateur, un partage des savoirs et des compétences. Le travail d’équipe est poussé à son paroxysme et chaque participant au projet se sent alors valorisé. Cela crée non seulement un sentiment d’appartenance à une équipe qui oeuvre dans un but commun mais permet également au collaborateur de voir concrètement sa valeur ajoutée par rapport au projet.
*Source : Enquête Ipsos et Openmind Kfée auprès de 500 salariés français
