les principaux piliers pour une gestion proactive des risques RH.

L'incertitude plane sur le marché mondial, avec une inflation toujours croissante et des menaces de récession qui suscitent des inquiétudes. En outre, la pénurie mondiale de main-d'œuvre rend de plus en plus difficile l'acquisition des compétences requises par les entreprises.

Compte tenu de ces circonstances, les entreprises doivent donner la priorité à la sécurité et à l'efficacité de leur ressource la plus précieuse, à savoir leur personnel. Pour atteindre cet objectif, vous devez d'abord définir les piliers de la gestion des risques RH, en identifiant les menaces potentielles et en évaluant les risques dans votre secteur. Ce faisant, vous pourrez élaborer des solutions pratiques et rentables pour atténuer les risques éventuels.

Les idées ci-dessous peuvent vous aider à mettre en place dans votre entreprise un programme résilient de gestion des risques RH qui permet de mieux appréhender et anticiper les défis d'aujourd'hui et de demain.

La gestion des risques RH  

Nous gérons tous, dans une certaine mesure, des risques dans notre vie personnelle. Cependant, quand il s'agit de gérer les risques liés aux ressources humaines d'une entreprise, le processus est compliqué à cause des nombreuses façons dont les gens agissent et réagissent les uns envers les autres.

La gestion des risques RH examine tous les aspects du comportement des employés, détermine leur potentiel de risque pour l'entreprise (y compris envers les employés) et fournit une réponse en cas de scénario défavorable.

Le département des ressources humaines est inévitablement impliqué dans la vie et le travail de chaque employé, depuis son recrutement jusqu'à son départ de l'entreprise. À ce titre, une grande partie de la responsabilité de la gestion correcte des employés et de l'atténuation des risques incombe aux ressources humaines. Pensez à toutes les activités dans lesquelles votre équipe RH est impliquée quotidiennement.

• le recrutement
• l’intégration
• les bilans annuels ou semestriels
• les négociations salariales
• la résolution des conflits interpersonnels
• l'engagement des salariés
• la formation et le développement
• la promotion
• les mesures disciplinaires
• la cessation d’emploi

L'un des avantages de la création et du maintien d'un programme de gestion des risques RH est qu'il peut vous aider à améliorer tous les aspects des ressources humaines. Par exemple, l'élimination des préjugés à l’examen des candidatures et lors des processus d'entretien vous permet également d'attirer des candidats plus diversifiés, ce qui améliore la culture de votre lieu de travail. En identifiant des moyens de sécuriser les données des employés, un programme d'analyse des personnes devient plus réalisable.

pourquoi un plan de gestion des risques pour les employés est-il nécessaire ?

Même si vous pensez que votre entreprise ne connaîtra jamais de crise, il vaut mieux y être préparé pour mieux y faire face. Un plan d'action préétabli vous aide, vous et votre équipe, à réagir rapidement et correctement, même lorsque vous êtes surmenés physiquement ou mentalement. Un solide plan stratégique de gestion des risques peut également éviter que des situations indésirables ne se produisent et que des problèmes mineurs ne se transforment en problèmes plus importants.

Il arrive que les petites entreprises, en particulier celles qui emploient des salariés depuis longtemps, pensent qu'elles n'ont pas à se préoccuper des risques liés à leurs employés. Après tout, leurs employés sont comme des membres de la famille ; ils n'abuseraient jamais de la politique de l'entreprise, ne divulgueraient pas d'informations personnelles ou n'utiliseraient pas les finances à mauvais escient. Malheureusement, lorsque l'impensable se produit, les dirigeants n'ont pas de plan d'intervention en cas d'incident et réagissent souvent à la hâte, au détriment de l'entreprise.

Les grandes entreprises, qui comptent des milliers de travailleurs, peuvent avoir besoin d'un grand nombre de stratégies de gestion des risques pour couvrir tous les niveaux d'employés et tous les aspects de l'expérience des employés.

domaines clés de la gestion des risques RH

Même si les risques de chaque entreprise sont différents en fonction de son secteur d'activité, de son mode de fonctionnement et de sa situation géographique, les départements des ressources humaines de ces entreprises présentent souvent des domaines de risque similaires. Voici les domaines les plus courants qui doivent être inclus dans votre plan de gestion de crise :

le respect de la réglementation

Votre organisation est tenue de respecter toutes les lois relatives à l'embauche et à la gestion. Il peut s’agir par exemple d'obtenir des documents d'identification des employés, de payer des impôts trimestriels et annuels et de garantir des pratiques d'embauche justes et équitables.

Le non-respect de ces lois peut exposer votre entreprise à des risques tels que des amendes, des poursuites judiciaires, voire la fermeture. Des politiques strictes visant à remplir rapidement tous les documents peuvent contribuer à atténuer certains risques. Vous pouvez également envisager de travailler avec un partenaire compétent en matière de solutions RH, qui peut vous conseiller sur le droit du travail et faciliter le traitement des salaires.

le recrutement

La mise en place de procédures de recrutement efficaces ne vous aide pas seulement à attirer les candidats souhaités et à améliorer la rentabilité du processus d'embauche. Elles contribuent également à éliminer les préjugés, ce qui évite tout risque de pratiques de recrutement inéquitables.

Prenez le temps de vérifier vos processus de recrutement, par exemple la façon dont sont menés les entretiens. Soyez également attentif aux promesses faites lors des entretiens, car elles pourraient conduire à des violations contractuelles, en ce qui concerne les responsabilités professionnelles et les possibilités de promotion.

l’intégration

La plupart des risques auxquels les employeurs sont confrontés (négativité des collaborateurs, faible productivité, refus de suivre les procédures, etc.), peuvent être résolus grâce à un processus d'intégration efficace. Ce processus doit fournir un manuel détaillé et actualisé, ainsi qu'une explication complète des politiques de l'entreprise. Gardez un œil sur les nouvelles recrues et surveillez les signes avant-coureurs, comme les commentaires inappropriés, les problèmes d'assiduité et le partage excessif de détails concernant l'entreprise sur les réseaux sociaux. Une réponse rapide de l'équipe RH peut aider à résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.

La présence d'un mentor peut également vous aider à reconnaître les employés qui ont du mal à s'adapter et peut encourager le nouvel employé à effectuer des changements positifs. Par ailleurs, soyez attentif à la dynamique de l'équipe et des collègues pendant l'intégration. Si vous constatez des tendances au harcèlement ou à un comportement inapproprié de la part du nouvel employé ou de ses collègues, c'est le moment de s'attaquer à ces risques.

la gestion

Votre équipe de direction peut contribuer à réduire les risques RH dans votre entreprise ou à les aggraver. C'est à vous qu'il incombe de découvrir les managers toxiques au sein de votre personnel. Ils augmenteront considérablement les risques d'attrition du personnel, de poursuites judiciaires et de perte de productivité.

Envisagez la mise en place de programmes de formation et de développement pour tous les cadres, ainsi qu'un suivi fréquent des différents services par le biais d'enquêtes et d’entretiens personnels. En améliorant l'efficacité de votre personnel d'encadrement, vous pouvez réduire considérablement les risques de procès. La mise en place d'un plan d'intervention à suivre en cas de différend entre les employés et entre les employés et la direction peut également contribuer à atténuer les risques.

le travail à distance

Le travail à distance est à présent bien établi, et de nombreuses entreprises offrent à leurs employés la possibilité de travailler à domicile, soit de manière permanente, soit dans le cadre d'un modèle hybride. Si votre entreprise offre cet avantage, soyez conscient des risques qui y sont associés.

• l’accès à des données sécurisées depuis le domicile
• le sentiment de surcharge de travail car l'employé est  « toujours connecté »
• le manque de surveillance, qui entraîne une perte de productivité
• le risque d’oublier certains employés lors des vagues de promotion ou leur absence aux annonces quand ils ne sont pas sur place

Pour se prémunir contre ces risques potentiels, il est impératif d'établir une politique de travail à distance et de la réviser régulièrement au fur et à mesure que le lieu de travail évolue.

santé et sécurité

Assurer la santé et la sécurité de vos employés est un élément essentiel de la gestion des risques RH. En fonction de votre secteur d'activité, vous disposez peut-être d'équipements nécessitant une formation et un suivi pour assurer la sécurité des employés dans l'exercice de leurs fonctions. Il se peut également que vous deviez fournir des équipements de protection individuelle et tenir un registre de toutes les matières dangereuses.

Plus ces procédures seront automatisées, moins il y aura de risques d’erreurs. Les affiches et les panneaux doivent être clairement visibles et complétés par des rampes ou des zones délimitées par du ruban adhésif si nécessaire.

Vous devez veiller à la santé physique et mentale de vos collaborateurs. Le stress est de plus en plus fréquent chez les employés, avec environ 12 milliards de journées de travail perdues chaque année en raison de la dépression et de l'anxiété. En veillant à ce que votre lieu de travail soit exempt de harcèlement, de surcharge de travail et de mauvaise communication, vous pouvez contribuer à réduire les risques associés à la détresse émotionnelle.

catastrophes naturelles

Si vous exercez votre activité dans une région où il existe une probabilité de catastrophes graves telles que des tremblements de terre ou des inondations, une planification adéquate peut contribuer à réduire les risques et à raccourcir les délais de reprise de l'activité. Commencez par établir un plan d'urgence à l'intention des employés, qui détaille les itinéraires d'évacuation, les procédures, ainsi que l'emplacement et le fonctionnement des équipements d'urgence. Veillez à ce que tous les employés comprennent ces étapes et revoyez-les régulièrement.

Ensuite, élaborez un plan de continuité des activités indiquant comment l'organisation continuera à fonctionner - à une échelle limitée ou dans un autre lieu si nécessaire. Dans le cadre de votre plan de continuité des activités, établissez la liste des mesures de reprise après sinistre conçues pour permettre à votre entreprise de reprendre ses activités normales le plus rapidement possible. 

données

En raison de l'augmentation de la cybercriminalité, il est essentiel pour votre entreprise de sécuriser les données, qu’elle soit impliquée dans la collecte de données massives (big data) ou qu’elle n'utilise qu'un serveur d’entreprise. L'avènement de la transformation numérique implique la nécessité d’ajuster constamment ces stratégies de gestion des risques, car de plus en plus de données sont stockées hors site et dans le cloud. Vous devez non seulement assurer la sécurité des données numériques, mais dans la plupart des entreprises, vous devrez continuer à gérer les documents papier, en les stockant de manière sûre et sécurisée.

Les violations de données peuvent considérablement impacter la confiance envers votre entreprise, tant de vos employés que de vos clients. Elles peuvent également vous exposer à des répercussions juridiques. Effectuez régulièrement des audits de données pour vous assurer que vos niveaux de risque sont acceptables et rencontrez un spécialiste si vous avez besoin de conseils techniques.

marque

Bien que la planification des risques réduise les risques de procès coûteux ou limitent les incidents, elle est également essentielle au maintien d'une image de marque positive de l'employeur. Nous avons tous vu des titres de journaux où un employé ou une entreprise a été mis en cause pour des méfaits importants, tels qu'un détournement de fonds ou une violation de données de grande ampleur.

Une fois la nouvelle diffusée, il est extrêmement difficile de rétablir la confiance du public. Non seulement cela nuira à vos résultats en termes de services ou de ventes, mais il vous sera aussi difficile d'attirer et de retenir le type de talents dont vous avez besoin pour reprendre pied dans votre secteur d'activité.

Les problèmes liés aux employés peuvent également nuire à l'image de marque de l'employeur. Les commentaires relatifs à une culture de travail toxique ou au harcèlement d'un employé peuvent apparaître sur des sites d'évaluation ou sur les réseaux sociaux. Assurez-vous que vos employés comprennent les procédures à suivre pour signaler un problème avec un supérieur ou un collègue, ainsi que les politiques relatives au partage sur les réseaux sociaux. 

les stratégies de gestion des risques RH

effectuer un audit des risques

La première étape de la gestion des risques RH consiste à examiner en détail les activités de l’entreprise, son mode de fonctionnement et les personnes qu’elle emploie. Les risques d’une entreprise de services technologiques comptant 150 employés seront totalement différents de ceux d’une entreprise industrielle employant plus de 2 000 personnes.

Vous pouvez déterminer où se situent les risques en examinant le nombre et le type de travailleurs que vous employez et en considérant leurs actions quotidiennes. Vous pouvez également analyser l’importance de ces risques en termes de responsabilité et de récurrence.

Décider du niveau de risque que votre entreprise peut absorber

Dans la plupart des cas, vous ne pouvez pas éliminer tous les risques, mais vous pouvez trouver des moyens de réduire leur impact ou la fréquence à laquelle ils se produisent. Vous pouvez utiliser une ou plusieurs de ces techniques de gestion des risques :

• éviter. Par exemple, vous pouvez estimer qu'un produit chimique dangereux présente un risque inacceptable et choisir par conséquent d'utiliser un matériau alternatif
• accepter et atténuer les risques nécessaires. Si les travailleurs doivent utiliser des équipements dangereux, veiller à ce que les mesures de sécurité soient pleinement mises en œuvre et contrôlées.
• partager les risques. Si vous devez stocker une grande quantité de données privées, envisagez de vous associer à une société de cybersécurité

Vous devrez appliquer les techniques ci-dessus à chaque domaine de risque RH de votre entreprise en envisageant plusieurs scénarios. Bien que cela puisse sembler répétitif, c'est essentiel pour éviter et réduire les risques au sein de votre département des ressources humaines.

réexaminer les principaux domaines de risque en vue de procéder à des ajustements

Avec l'évolution des mentalités des travailleurs, de l'infrastructure mondiale des entreprises et des progrès technologiques, de nouveaux domaines de risque peuvent apparaître à tout moment, tandis que d'autres peuvent disparaître. En surveillant de près le fonctionnement des différentes solutions, vous pouvez maintenir une amélioration continue dans chaque domaine.

Les décisions que vous prenez pendant une crise peuvent avoir des effets durables. C'est pourquoi il est essentiel de se concentrer sur une gestion résiliente des risques. En s'adaptant et en allant de l'avant à chaque défi, votre entreprise est à la pointe du marché et parfaitement préparée à la croissance.