Travailler à distance : les meilleurs outils collaboratifs

Le contexte inédit actuel lié au covid-19 force grand nombre d’entreprises à s’organiser autour du télétravail pour continuer à assurer leur activité. Une manière de travailler déjà initiée par la transformation digitale qui, depuis quelques années, change nos habitudes et nos méthodes de travail : télétravail, co working, flex office… Un appel à la mise en place d’outils : les fameux outils collaboratifs qui permettent de travailler ensemble plus efficacement et surtout à distance. Mais encore faut-il miser sur les bons outils ! Nous vous livrons les meilleurs outils collaboratifs à essayer (et adopter) avec vos équipes.

Les outils collaboratifs : définition et avantages

Les outils collaboratifs permettent de partager, de traiter et de gérer des données – souvent des fichiers ou des messages – entre plusieurs utilisateurs.

Les outils collaboratifs permettent de fluidifier les échanges entre les salariés et d’organiser le travail de manière efficace au niveau individuel comme collectif. Et on vous explique comment :

• Ils permettent un gain de temps considérable (partage et stockage de données, les prises de décision sont facilitées, réduction des emailings…) et donc de soulager le quotidien de vos salariés
• Certains outils permettent de fédérer les équipes : création d’une culture d’équipe, d’un lien social fort, une meilleure communication, plus de coopération, d’implication, de motivation…
• Améliorer le travail à distance : grâce à ces outils, vos collaborateurs peuvent travailler de chez eux tout en restant informés de l’ensemble des projets.

Notre Top 10 des meilleurs outils à découvrir

Slack : la messagerie par projet ou équipe

Slack est une messagerie d’entreprise qui permet de regrouper et d’échanger des messages et des fichiers simplement. Par la création de “chaînes”, vous pouvez créer des discussions de groupe par projet ou par pôle et ainsi éviter les chaînes de mails interminables !

• Avantages : simplifie les échanges, possibilités d’intégrer des outils externes, très fluide.
• Inconvénients : peut encourager à échanger seulement par écrit alors que parfois un coup de téléphone prendrait moins de temps.

Trello : outil de gestion de projet en planches

Trello est un outil de gestion de projet en ligne qui repose sur une organisation en planches. Chaque planche est composée de cartes, chacune représentant des tâches qui peuvent être assignées à des personnes et datées. Il est possible d’intégrer des fichiers et de converser dans chaque carte.

• Avantages : outil complet et gratuit, multi-supports, simple à utiliser.
• Inconvénients : une simplicité qui fait parfois défaut car il y a peu de fonctionnalités annexes (pas de messagerie, pas de sous-tâches…), le partage de fichiers lourds n’est pas possible.

Bubble Plan : logiciel de gestion de projets en équipe

Bubble Plan permet de modéliser et suivre ses projets, en favorisant le travail en équipe. Il facilite également la présentation aux clients et aux collaborateurs.

• Avantage : outil très complet, pensé pour le travail en équipe, avec un suivi global détaillé.
  
  Du suivi de projet à la visioconférence, les outils collaboratifs en ligne sont nombreux et peuvent concerner des aspects très divers de l’entreprise. L’essentiel est de mesurer ceux qui pourront faciliter le travail de vos collaborateurs et qui sont le plus adaptés à votre structure.

Livestorm : outil de visioconférence

Livestorm est un logiciel de visioconférence. Il permet de partager des vidéos en temps réel comme des webinars.

• Avantages : un design très élégant, une utilisation multiple (d’un simple échange à 2, à une conférence devant toute une assemblée), multiplateformes, sans téléchargement, possibilité de commenter en live.

Wrike : outil de gestion de projet en arborescence

Wrike est un outil de gestion de projet organisé en arborescence : dossier, projet, tâche. Les collaborateurs sont ajoutés à des projets et disposent chacun d’une messagerie et d’un espace privé pour organiser leur travail.

• Avantages : outil gratuit avec de nombreuses fonctionnalités, simple à utiliser et une présentation des tâches claire.
• Inconvénients : outil peu visuel avec des fonctionnalités utiles (graphiques par exemple) payantes.

Meistertask : gestion de tâches en ligne

MeisterTask est un outil de gestion des tâches en ligne pour les équipes. Il permet de dresser des to-do par thème et de personnaliser leur organisation.

• Avantages : partager ses listes de to-do et associer des collaborateurs à des tâches.
• Inconvénient : peut paraître infantilisant dans l’esprit d’assignations de tâche.

Dropbox : outils de stockage

Dropbox est un service de stockage et de partage de copies de fichiers en ligne. Il s’organise en dossiers avec des accès sécurisés.

• Avantages : permet de travailler en simultané sur des mêmes documents, possibilité de travailler hors ligne (les mises à jour sont prises en compte une fois que vous retrouvez une connexion).
• Inconvénient : outil payant à partir d’un certain volume de données stockées.

Asana : outil de gestion de projet complet

Asana est un outil de gestion de projet très complet qui permet d’organiser un projet du début à la fin avec les différents interlocuteurs en fonction de deadlines. Il existe une grande liste de fonctionnalités qui en font un outil très complet.

• Avantages : flexible, rapide, complet.
• Inconvénient : un grand nombre de fonctionnalités qui peuvent parfois perdre l’utilisateur.

G Suite : outils de stockage en ligne

Google suite regroupe un large éventails d’outils en ligne qui permettent de stocker des données en ligne, comme : Google Sheets (feuilles de calcul), Google Doc (documents), google calendar (agenda), Gmail… Ils sont consultables et modifiables par les utilisateurs à qui ils sont partagés et favorisent le travail collaboratif.

• Avantages : de nombreux besoins sont couverts, gratuit, simple à utiliser.
• Inconvénients : nécessité d’avoir une bonne connexion internet, la sécurisation de vos données.

Evernote : application de prise de note

Evernote est une application de prise de notes en ligne. Elle permet de collecter et d’organiser les informations que vous souhaitez garder, quel que soit leur format : texte, image, document, vidéo, enregistrement audio ou encore page web.

• Avantage : permet à vos collaborateurs de mieux s’organiser et de gagner du temps au quotidien.