Selon une étude Figaro /Cadremploi, un cadre sur trois démissionne à cause d’une mauvaise intégration. Que ce soit la présence de faille dans le parcours d’onboarding ou encore l’absence de programme pour accueillir les nouveaux arrivants, ce phénomène est fort présent et notamment au sein des PME. Les premiers mois d’un salarié constituent une période clé si l’on veut retenir les bons profils qui ont parfois mis du temps à être recrutés.
Outre l’impact financier, une intégration mal gérée peut aussi porter atteinte à la réputation de l’employeur ; mais il n’existe pas de recette standard. En matière d’onboarding, les mesures doivent être prises en fonction des spécificités de l’entreprise. Et pour plus d’efficacité encore, en tenant compte du profil du nouvel arrivant.
Communiquer dès le OK du candidat
Le nouveau collaborateur a signé son CDI mais ne se présente pas le premier jour : 14% des entreprises y sont confrontées. L’absence totale de communication entre la recrue et son futur employeur fait partie des principales raisons de ce désistement. Ce vide donne le sentiment de ne pas être vraiment attendu et ouvre la voie à des contre-propositions attractives.
Afin de rassurer le candidat, toute une série d’actions concrètes peuvent pourtant être mises en œuvre. Visite de l’entreprise, invitation à déjeuner avec l’équipe, contacts téléphoniques réguliers… l’essentiel sera de créer un premier lien qui facilitera ensuite l’intégration.
On peut, comme le fait la société Software Advice, organiser une journée d’immersion au sein de la future équipe à laquelle appartiendra le salarié. Ou encore inviter ce dernier à des événements (atelier, conférence, fête de fin d’année…). C’est aussi pour l’employeur l’occasion de mieux cerner chaque profil afin de dérouler un programme vraiment adapté à ses attentes.
« Vis ma vie » pour générer un sentiment d’appartenance
Le jour J, proposer un cadeau de bienvenue, comme un mug au nom du nouveau venu, ne sera pas suffisant. Qu’elles se fassent en mode « promotion » ou de manière individuelle, les premières journées d’intégration doivent générer un premier sentiment d’appartenance tout en donnant une vision « 360 degrés » de l’entreprise.
Dans un registre « vis ma vie », la compagnie de transport Flixbus envoie chaque recrue dans les gares routières ou dans les cars où elle joue les « clients mystère ». Mais ce qui fonctionne chez Flixbus ne sera pas forcément efficace ailleurs. Chaque programme doit s’adapter à l’activité de l’entreprise et à son mode d’organisation.
Dans certaines jeunes pousses du numérique, les échanges et la collaboration sont souvent mis en avant. L’onboarding ne doit alors laisser aucune zone d’ombre. Un maximum de transparence est attendu de la part du nouvel arrivant sur les rouages de l’entreprise.
Chez iAdvize (relation client en ligne – 400 personnes), l’onboarding dure en moyenne un mois pour répondre à cette exigence. Le temps de présenter les différents services et métiers, l’organisation de chaque pôle, et qui en est responsable. Le processus se termine par un « breakfast with the boss », Julien Hervouët (CEO & Co-founder), qui rencontre ainsi tous les nouveaux collaborateurs. Ce parcours bien spécifique répond aux attentes des « millennials », souvent plus enclins au collaboratif que leurs aînés.
Des jeux pour inculquer la culture interne
Lorsque l’une des valeurs clé de l’entreprise est l’esprit d’équipe, la « gamification » de l’intégration est un moyen fédérateur d’accueillir les recrues. Les « serious games » ont l’avantage d’être personnalisables, à l’image de l’activité. Jeu de piste, défi sport, quizz… Il existe mille possibilités pour rendre les premiers pas d’un collaborateur ludiques et engageants.
C’est, par exemple, le cas de L’Oréal qui a développé pour ses nouveaux arrivants une application mobile permettant de découvrir la culture interne du groupe sous forme de jeux. Tout cela est aussi l’occasion d’en faire un levier de cohésion en interne. Faire appel à la créativité des équipes pour imaginer des process d’accueil s’avèrent valorisant et fédérateur pour tous les participants.
Mais quel que soit le choix du dispositif, l’écoute des personnes recrutées doit être privilégiée durant le processus d’intégration. Certains employeurs mettent en place des « rapports d’étonnement » pour recueillir leurs perceptions. Dans cet exercice, le choix de l’interlocuteur est capital pour garantir un retour le plus transparent possible. Les feedbacks donnent des informations clés pour optimiser l’organisation et améliorer l’onboarding.
Pour répondre aux besoins réels du nouveau salarié, l’attribution d’un parrain est un excellent moyen de faciliter les choses. Selon Withings (santé connectée -200 salariés), son métier doit être le plus éloigné possible du nouveau collaborateur pour stimuler le partage et la découverte.
Nouveau manager : privilégier les rencontres “one to one”
C’est le principal écueil que rencontrent les process d’onboarding : ne pas tenir compte de l’individu. Certaines personnes ont, en effet, plus de facilité à gérer les transitions que d’autres. Et ce qui peut fonctionner pour l’une peut être totalement inopérant pour l’autre. Par exemple, un manager extraverti peut créer une expérience d’intégration qu’il trouvera formidable mais qui ne plaira pas du tout à une recrue plus introvertie.
Les besoins des nouveaux employés varient aussi en fonction du poste et leur place dans la hiérarchie. Pour un manager expérimenté, les rencontres en « one to one » seront à privilégier. Elles permettront en effet aux nouvelles recrues d’acquérir des connaissances plus approfondies sur l’entreprise et ses salariés. Seront abordés certains sujets clé, utiles dans l’exercice de leur fonction. A la fin du processus, ces nouveaux arrivants seront alors d’autant plus crédibles vis à vis de leurs équipes qui leur accorderont plus facilement leur confiance.
Aux Etats-Unis, certaines entreprises font suivre chaque nouveau cadre supérieur d’un accompagnateur bienveillant. Son rôle consiste à répondre à toutes les questions, surtout sur les codes culturels qui ne sont pas évidents à appréhender d’emblée. Formé en accéléré à la culture de l’entreprise, le nouveau manager serait ainsi efficace plus rapidement tout en évitant les impairs.
Quelle est la première image que l’on veut donner à un nouvel arrivant ? Dans la mise en place d’un onboarding, il est indispensable de se poser la question. La période d’intégration doit être en cohérence avec les valeurs que souhaite développer l’entreprise. Chez OpenClassrooms, (cours et formations en ligne), les salariés fraîchement recrutés font l’objet d’un parcours très particulier, lui aussi basé sur les fondamentaux scolaires et plutôt ludique, à la manière dont a été conçue la plate-forme. Et vous, vous êtes-vous déjà demandé si votre onboarding était adapté à vos nouvelles recrues et aux valeurs de votre entreprise ?
