En cas de situation économique tendue, temporairement durant la période estivale, ou de façon permanente, il arrive que vos équipes se retrouvent en sous-effectif. C’est notamment le cas dans le contexte actuel de crise du coronavirus. L’entreprise peut ainsi se retrouver dans une position délicate. Mais alors comment limiter les conséquences d’une telle situation ? Il existe heureusement des méthodes pour s’en sortir et optimiser sa productivité, sans que vos collaborateurs ne s’en trouvent trop impactés. Randstad vous livre quelques conseils.
Conseil n°1 : Anticiper dans la mesure du possible
Comme souvent, vous allez devoir miser sur vos capacités à anticiper. Dès l’instant où vous apprenez la diminution prochaine des effectifs, il vous appartient de mettre en place un plan de continuité d’activité :
- Listez les tâches et les compétences de chacun. Cela vous aidera à préparer votre entreprise à cette situation de sous-effectif. Vous pourrez ainsi déterminer quelles missions prioriser et quelles sont celles qui peuvent être réalisées par un autre collaborateur, quelles formations mettre en place pour répondre à vos besoins. En tout état de cause, optimiser la gestion des plannings est essentiel pour améliorer les performances de votre entreprise. Elaborer et coordonner l’activité de ses collaborateurs de manière efficace sera un atout, que vous soyez en situation de manque de main d’oeuvre ou non.
- Pensez à informer vos collaborateurs mais aussi l’ensemble de vos partenaires de vos difficultés. Expliquer la situation en amont et rassurer vos clients vous permettra d’envisager plus sereinement les éventuels retards dans les délais ou les conséquences qui en résulteraient.
bon à savoir
L’effectif d’une entreprise est évaluée au 31 décembre de l’année précédente. Il prend en compte les personnes sous CDI et CDD, ainsi que les travailleurs temporaires et les intermittents. Les contrats d’apprentissage ou d’accès à l’emploi ne rentrent pas dans l’effectif d’une entreprise.
Conseil n°2 : S’organiser pour créer les bonnes conditions de travail
Durant cette période difficile, il va impérativement falloir s’organiser. Bien gérer son temps, ses activités et ses collaborateurs. Et cela requiert une bonne méthode !
Optimiser son temps, d’abord. Parce qu’en situation de sous-effectifs, il n’en devient que plus précieux. A vous de faire attention à ne pas en perdre. Soyez vigilant sur les réunions par exemple, qui peuvent souvent s’éterniser. Partagez l’information en temps réel pour éviter les incompréhensions éventuelles et les retards inutiles. En règle générale, les heures non productives doivent être réduites au minimum durant cette période.
La gestion des tâches peut naturellement devenir plus compliquée en cas de sous-effectif. Les managers ne doivent donc pas avoir peur de déléguer certaines missions. Cela montrera au contraire qu’ils ont confiance en leurs équipes. A l’inverse, ils doivent également pouvoir se montrer disponibles pour effectuer ponctuellement une tâche qui aurait pu être attribuée à un autre collaborateur. Misez également sur les outils de suivi digitaux. Ils permettent à vos collaborateurs d’indiquer facilement leurs temps de travail selon les dossiers traités. Les managers peuvent ainsi s’assurer que les tâches sont bien remplies selon les délais impartis.
Enfin, la bonne application des procédures est essentielle en cette période où la santé et la sécurité des personnes est en jeu. Un strict respect des process par l’ensemble des collaborateurs doit donc être garanti. Il appartient aux managers de suivre de près leurs équipes en fixant régulièrement des objectifs à court terme. Ils pourront ainsi garder un oeil sur l’évolution des dossiers, mieux gérer la surcharge de travail et s’assurer de la qualité du travail fourni. En suivant ces process, les collaborateurs pourront gagner petit à petit en autonomie et la productivité de votre entreprise s’en verra augmentée. Le tout, en restant vigilant pour que la sécurité des personnes et la qualité des produits ou des services soient toujours assurées.
Conseil n°3 : Bien communiquer avec ses équipes
Une communication efficace est la clé pour appréhender cette période. Déjà parce qu’en transmettant l’information dès qu’elle est disponible, vous gagnez du temps et évitez les malentendus. Mais aussi parce que l’écoute et le respect des autres sont les garants d’une équipe soudée. Or, en situation de sous-effectif, il va falloir faire front ensemble. Alors à vous de créer de la cohésion et d’accompagner vos collaborateurs pour relancer la dynamique de groupe. Les leviers pour y parvenir ? Une plus grande autonomie des salariés, leur participation à certaines décisions et une meilleure reconnaissance de la part de leurs managers. Célébrez les victoires par exemple, en rappelant la contribution de chacun : les marques de considération sont essentielles pour redonner de la motivation à vos équipes.
Enfin, n’oubliez pas de rassurer les équipes. Face à cette situation de sous-effectif, vos collaborateurs vont avoir besoin d’un peu de temps pour prendre leurs marques et maîtriser leurs nouvelles tâches. Durant cette période d’adaptation, ils doivent plus que jamais se sentir accompagnés. Demandez-leur comment ils se sentent, quelles difficultés ils rencontrent pour dissiper toute tension éventuelle. C’est notamment aux managers qu’il revient d’épauler au mieux ses collaborateurs. Ils ne peuvent en aucun cas se contenter d’en rester à une écoute passive et doivent se montrer disponibles et particulièrement attentifs à leur bien-être au travail.
