La procédure de recrutement ne s’arrête pas avec la sélection du candidat idéal. Une fois la perle rare trouvée, il va vous falloir l’aider à s’intégrer dans votre entreprise. Si l’intégration d’un nouveau salarié vous paraît aisée ou superflue, sachez qu’elle entraîne de nombreux enjeux.
En effet, la première impression qu’un nouvel employé se fait de l’entreprise est primordiale pour son parcours au sein de celle-ci. Se sent-il impliqué ? A-t-il de bonnes relations avec ses collaborateurs ? Toutes ces choses auront une forte influence sur la motivation et le bien-être de votre employé.
Pour le soutenir et ne pas le laisser seul face à son intégration, voici 4 points clés :
1- Préparer son arrivée
Votre employé arrive dans 2 semaines, 1 ou 3 mois ? Profitez de ce laps de temps pour préparer son onboarding. Il est important que le futur salarié se sente attendu et encadré. Un premier jour vécu dans le doute à attendre la préparation de son poste de travail peut laisser un mauvais souvenir.
Quelques bons réflexes vous permettent d’offrir le meilleur accueil à votre nouveau salarié.
à noter
Le tuteur est un excellent moyen d’aider l’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise ! Il peut s’agir de son manager ou d’un salarié volontaire pour le guider, l’intégrer socialement lors des pauses, lui expliquer de petites choses utiles comme le fonctionnement de la machine à café ou les lieux où déjeuner.
2- Accueillir le nouvel arrivant
Qui doit l’accueillir ? Il existe plusieurs possibilités selon le type d’entreprises, ou la culture de votre entreprise : il peut s’agir du RH, de son manager ou d’un tuteur. Dans tous les cas, il faut penser à mettre le nouvel arrivant à l’aise. Un premier jour est toujours un moment stressant surtout s’il s’agit d’un apprenti ou d’un stagiaire peu expérimenté. Proposez-lui par exemple de commencer par un café, présentez-lui les collaborateurs que vous croiserez sur votre chemin…
Il faut ensuite lui parler de l’entreprise : ses valeurs et missions, les produits et services, les conditions de travail (horaires, règles à respecter…). Faites-lui ensuite visiter les locaux afin qu’il puisse se repérer rapidement. Indiquez-lui les endroits importants : son poste bien sûr mais aussi la salle de pause, le réfectoire, les toilettes et la zone fumeurs… Si votre entreprise est étendue sur plusieurs étages, un plan s’avère pratique et rassurant.
bon à savoir
Le kit ou guide d’accueil : un outil pratique pour le nouvel arrivant
Regroupez tous les documents nécessaires dans une pochette que vous remettrez au nouvel employé : plan, organigramme, cartes de visite, listing des numéros de téléphone et emails, règlement de l’entreprise…
Aidez-le dans la prise en main de son poste de travail : comment se connecter à sa session ? Comment fonctionne un logiciel ? Comment fonctionne son téléphone ou l’imprimante ? Où trouver les fournitures de bureau ? Présentez-lui ses collaborateurs et les membres de son équipe. Pour chacun, précisez leur poste et leur niveau hiérarchique.
Au moment de la signature de son contrat de travail, prenez le temps de le parcourir avec lui et de l’expliquer. Puis laissez-lui le temps de le relire seul, à tête reposée, en signalant que vous restez à sa disposition s’il a des questions.
Pour n’oublier aucune étape et être bien préparé, servez-vous d’une fiche d’intégration. Il s’agit d’une sorte de « To Do List » où vous noterez tous les points à aborder, que vous cocherez une fois effectués.
3- Laisser à l’employé le temps de s’intégrer
Un très bon accueil le jour J n’est pas encore synonyme d’une intégration réussie ! L’employé n’aura pas acquis toutes ces nouvelles connaissances en un jour ni en une semaine. Il faut donc lui laisser le temps de s’intégrer et continuer à le soutenir quelques mois.
Du point de vue des compétences, il est recommandé (quand cela est possible) de commencer par des tâches simples puis de les faire évoluer au fur et à mesure pour permettre à l’employé d’être de plus en plus à l’aise jusqu’à sa complète autonomie. Si son poste ne le permet pas, organiser des points réguliers permet d’éviter le stress et les erreurs.
4- Suivre le parcours de l’employé
Votre employé arrivé il y a quelques mois n’est plus vraiment nouveau. C’est donc le moment d’avoir son retour d’expérience sur son accueil et son intégration. Comment ? En organisant un entretien pour recueillir ses impressions mais aussi ses suggestions. Cela vous permet de profiter d’un moment d’échange avec le salarié et de dresser un bilan à la fois des compétences qu’il a acquises, de ses objectifs, de sa place dans l’entreprise, de ses relations avec ses collaborateurs…
Pour vous aider à mener cet entretien, vous pouvez vous appuyer sur un questionnaire de satisfaction qui vous aidera à évaluer la pertinence de votre parcours d’intégration.
Vous pourrez par exemple y poser les questions suivantes :
- Avez-vous un bon souvenir de votre premier jour ?
- Vous êtes-vous senti soutenu lors de votre intégration ?
- Au contraire, vous êtes-vous senti perdu ? Sur quel(s) point(s) en particulier ?
- Votre tuteur vous a-t-il aidé à vous intégrer ?
- Votre kit d’accueil vous a-t-il été utile ?
- Selon vous, quels sont les points à améliorer dans le parcours d’intégration ?
- Vous sentez-vous intégré dans l’entreprise ?
Bien intégrer un employé et communiquer avec lui, c’est s’assurer d’avoir un salarié plus en confiance, à l’aise et efficace, qui aura envie de s’impliquer dans votre entreprise et de progresser avec elle.
