Avec la crise sanitaire du Covid-19, les RH et managers sont confrontés à un défi de taille depuis plusieurs semaines : comment réussir l’intégration de leurs nouvelles recrues à l’heure où le télétravail s’est généralisé ? Tour d’horizon des bonnes pratiques à mettre en place tant que la rencontre en présentiel n’est toujours pas la norme.
1 – Pré-planifier l’arrivée de sa nouvelle recrue
Clé de voûte dans son engagement futur au sein de l’entreprise, l’intégration du nouveau collaborateur ne peut laisser de place à l’improvisation. Dans cette optique, il est essentiel de finaliser l’accord avec la nouvelle recrue en réglant avant le jour J toutes les questions administratives : contrat d’embauche signé, copie numérique de la carte d’identité, RIB, numéro de sécurité sociale, accords de confidentialité ou de non-concurrence… N’oubliez pas également de confirmer par mail la date et les horaires du premier jour, un calendrier des réunions programmées, ainsi que les identifiants et les codes de connexion à sa messagerie professionnelle.
2 – Fournir une boîte à outils numérique
Un collaborateur bien intégré est le plus souvent un collaborateur bien équipé ! Expédier en amont l’ordinateur et le téléphone portable, sans oublier les login et mot de passe pour y accéder. Afin de vous assurer que votre nouvelle recrue sera fin prête le jour J, fournissez-lui également une trousse d’intégration numérique qui comprendra l’ensemble des outils de travail collaboratifs, l’accès au VPN, et aux divers logiciels dont elle pourrait avoir besoin. Autre élément clé à ne pas négliger : lui transmettre un guide proposant une présentation de la société, des équipes et du rôle de chaque collaborateur, la culture de l’entreprise, sans oublier une FAQ. Enfin, pensez à donner les coordonnées du service informatique et des personnes référentes à contacter en cas de besoin.
3 – Programmer des rencontres vidéo avec l’équipe
Comment réserver un accueil chaleureux à un nouveau collaborateur sans être à même de pouvoir lui proposer un petit déjeuner d’accueil, un déjeuner ou encore un afterwork ? A l’impossible nul n’est tenu ! E-café, e-meeting vidéo, ou encore déjeuner virtuel, les nouvelles technologies n’ont de limites que votre imagination ! Il s’avère également une excellente idée de programmer une réunion virtuelle avec un membre de l’équipe des RH la semaine précédant la date de début de l’employé. Cela lui permettra de poser ses questions sur la trousse d’intégration numérique et de partager ses interrogations quant à son commencement au sein de l’entreprise. Jouez ensuite la carte de la convivialité pour optimiser son intégration et renforcer la cohésion en organisant une réunion de bienvenue en visio-conférence avec l’ensemble de l’équipe.
4 – Etablir un plan de formation
Que cela soit en présentiel ou en virtuel, un onboarding réussi passe indéniablement par une bonne préparation. Dans cette optique, planifiez dès la prise de poste des séances de formation. L’objectif ? Optimiser la confiance et la productivité du nouveau collaborateur. Réfléchissez avec les membres de l’équipe et le service RH afin de déterminer quels sont les sujets de formation les plus pertinents et indispensables à la prise de fonction : vidéo de démonstration produit, MOOC en lien avec des compétences métiers spécifiques, guide de bonnes pratiques du télétravail, session de découverte des logiciels métiers en visio-conférence, webinar de présentation des processus internes… Le but de ces premiers jours est de faire le plein d’informations.
5 – Attribuer un tuteur
Nommez un référent au sein de l’équipe qui sera en charge d’apporter toutes les informations et bonnes pratiques au nouvel arrivant afin de favoriser son intégration. La mission de cet ange gardien ? Apporter à la nouvelle recrue, aide et soutien au quotidien en lui proposant de répondre à l’ensemble de ses questions en lien avec le fonctionnement de l’entreprise, mais aussi à son poste de travail. Dans cette optique, il est important de choisir un membre de l’équipe suffisamment expérimenté et qui saura faire preuve d’empathie. Pourquoi ne pas vous lancer dans l’aventure si vous correspondez vous-même au profil type ou encore le proposer au manager direct ? Quoi de plus gratifiant en effet dans un tel contexte que de participer au bien-être d’un nouveau collaborateur !
