6 stratégies à adopter pour réduire ses coûts de main-d’œuvre.

Alors que l’on craint de plus en plus l’imminence d’une récession mondiale, les dirigeants de presque toutes les entreprises envisagent de mettre en place différentes mesures de réduction des charges patronales. Elles sont souvent la cible de ces politiques de réduction des coûts.

Cependant, il est pas toujours facile de réduire les coûts liés à la main-d’œuvre. Les charges patronales représentent généralement une part importante du budget global de l’entreprise. La réduction des coûts peut donc avoir un impact significatif. D’autre part, vous devez maintenir des salaires et avantages sociaux compétitifs pour attirer et conserver les talents dont vous avez besoin pour vous développer.  

Il est important d’avoir une vue d’ensemble de ses charges patronales et d’envisager une série de mesures pour les réduire. Il convient notamment d’examiner l’impact financier des tendances observées au sein de votre main-d'œuvre comme le taux d’absentéisme et le turnover.

Cet article présente six stratégies permettant aux dirigeants de réaliser des économies sur les coûts de main-d’œuvre, en mettant en évidence des solutions spécifiques qui permettent d’apporter des avantages significatifs à votre entreprise.

1. baisse du turnover et de l’absentéisme 

Si vous êtes uniquement préoccupé par les coûts de main-d’œuvre directs comme la diffusion des annonces d’offres d'emploi et l'intégration des nouveaux employés, vous pourriez être amené à négliger les répercussions financières d'événements comme les départs ou les congés prolongés.

Si votre entreprise fonctionne comme les autres, il est primordial d’avoir les bons profils, qui ont  les compétences requises pour atteindre vos objectifs de productivité et livrer les biens et services à temps. Par conséquent, un turnover et une absentéisme élevé peuvent engendrer des problèmes importants et coûteux pour votre entreprise.

La conséquence la plus évidente des départs ou des absences est la nécessité de recruter du personnel supplémentaire pour combler les besoins de main-d’œuvre comme un nombre élevé d’heures supplémentaires ou de postes vacants. Il existe également des charges indirectes qu’il n’est pas aussi facile de suivre comme les baisses de productivité dû au départ d’un employé sénior ou la nécessité de gérer une équipe en effectif réduit.

Ces inconvénients peuvent être ressentis dans différents domaines de l’entreprise, puisque des ressources doivent être redéployées dans différents départements pour maintenir le fonctionnement de l’activité.

solutions : 

• Réduisez le turnover grâce à un plan de fidélisation des employés,  axé sur des concepts comme votre marque employeur, la mobilité en interne, et le maintien d’un  équilibre entre la vie personnelle et professionnelle.
• Créez des politiques de présence qui précisent vos attentes envers vos employés. Assurez-vous qu’elles soient appliquées de façon cohérente par l’ensemble des employés. 
• Surveillez le taux d’absentéisme en récompensant vos employés qui ont un bon taux d’assiduité. Engagez-vous auprès de ceux qui sont souvent absents pour comprendre la raison de leur absence et trouver une solution.
• Améliorez vos processus de recrutement et de sélection des talents pour vous assurer de recruter  les bons profils. Vous diminuez ainsi le turnover. Faire appel à un  expert en services de ressources humaines peut vous aider dans cette démarche.

2. réduction des délais et des coûts grâce à l’intérim

Les entreprises sont souvent confrontées à des problématiques de coûts lorsqu’elles doivent recruter des intérimaires pour augmenter leur capacité de production en cas de pic de la demande ou pallier à la baisse de main-d’œuvre en cas d’absences ou de congés. L’intérim donne la possibilité d’augmenter ou de réduire ses effectifs en fonction des besoins. L’entreprise peut ainsi atteindre ses objectifs de production tout en réduisant ses coûts.

Outre les charges directes, telles que l’occupation des postes temporaires et le maintien des intérimaires, les chefs d’entreprise doivent prendre en compte l’implication et le temps nécessaire à l’intégration des nouveaux collaborateurs. Par exemple, lorsque les employés prennent du temps pour former des travailleurs externes, leur propre production peut être affectée.

Par ailleurs, le service des ressources humaines doit prendre en compte les coûts liés au recrutement régulier et à la sélection des candidats, ce qui réduit le temps disponible pour améliorer la qualité de votre main-d'œuvre. 

D'autre part, l'équipe achats doit également tenir compte du coût du matériel de formation et d'autres actifs nécessaires pour s’assurer que les nouveaux employés sont aptes à réaliser les missions qui leurs sont confiées.

Si vous faites souvent appel à des intérimaires pour combler les besoins de main-d’œuvre ou pour augmenter temporairement vos effectifs lorsque la production augmente, vous pourriez tirer profit d’une collaboration avec un partenaire RH spécialisé dans le recrutement.

solutions : 

• Une société de services RH peut alléger le fardeau administratif que représente le recrutement d’intérimaires, en prenant en charge des tâches clés comme l’intégration, la planification des équipes et la fourniture d’équipements. En effet, le bon partenaire de solutions RH peut prendre en charge l’ensemble du processus de recrutement. 
• Un partenaire spécialisé peut également faire office de point de contact pour tous les problèmes ou questions liés à l’intérim qui surviennent sur site. Cela libère votre équipe pour se concentrer sur les problèmes liés à votre main-d’œuvre.
• L’utilisation de fiches de présence et les factures électroniques peuvent rendre ces processus fondamentaux plus fiables et plus efficaces. Une plateforme de planification automatisée  peut vous aider à affecter dans toutes les équipes du personnel qualifié et réduire l’absentéisme.
• Lutter contre les baisses  de productivité avec  des initiatives comme  la gestion proactive des compétences sous  la forme d’un programme de formation associé à une planification efficace des effectifs.

3. optimisation des salaires et des avantages sociaux

Il est évident que les salaires et les avantages sociaux constituent une part significative de vos coûts globaux en matière de gestion des ressources humaines. Étant donné l'importance financière de ces engagements, notamment pour les grandes entreprises, il est certainement judicieux de revoir vos pratiques de rémunération et de vous interroger sur leur pertinence.

Si les salaires sont trop élevés, vous pourriez avoir du mal à maintenir votre budget alloué à la main-d’œuvre. A l’inverse, une rémunération trop basse pourrait compromettre votre capacité à attirer et retenir des candidats qualifiés. Il est essentiel de trouver un équilibre pour attirer les talents dont vous avez besoin sans nuire à vos résultats.

solutions :

• Analysez le poste, les compétences et l’expérience requis pour réaliser les missions. Cela vous permettra de déterminer avec précision le niveau de rémunération approprié pour chaque offre d'emploi.
• Obtenez des informations à jour sur les talents et les salaires pour comprendre les attentes des candidats et comparer votre grille des salaires avec celles appliquées par les autres employeurs dans votre secteur d'activité.  
• Réduisez les frais de déplacement en travaillant avec un partenaire de services RH pour améliorer la structure de votre vivier de talents et donner la priorité au recrutement local.
• Étudiez les lois et réglementations en vigueur dans les territoires où vous exercez votre activité. Au sein de l’Union européenne par exemple, les règles sont probablement plus strictes que dans d’autres régions. Les conventions collectives comprennent souvent des éléments spécifiques comme les échelles de salaires.

4. réduction de la planification excessive

Une source fréquente d’inefficacité dans la gestion des ressources est la surplanification. Elle se produit lorsque l’on prévoit une capacité de main-d’œuvre supérieure  à celle dont on a besoin, ce qui entraîne, un surplus de main-d’œuvre. Cette situation s’observe le plus souvent en période de faible demande dans le cycle de production, influencée par les tendances saisonnières, la demande des clients ou le contexte économique.

En limitant au maximum la sur planification, vous pouvez mieux gérer vos coûts en ne dépensant que pour la main-d'œuvre dont vous avez besoin. Ce qui particulièrement avantageux si votre entreprise dépend fortement du recrutement d’intérimaires. En optimisant l'utilisation des ressources disponibles, vous améliorez la productivité globale de l'entreprise.

solutions :

• Analysez la capacité de votre main-d’œuvre pour mieux évaluer l’efficacité du déploiement des ressources, la fréquence de la surplanification et les raisons qui expliquent ce phénomène.
• Explorez les possibilités de redéploiement en examinant si les employés peuvent être utilisés d’une manière alternative lors des périodes où leur contribution n’est pas nécessaire. Envisager également la formation polyvalente pour réduire le nombre d’employés nécessaires pour chaque équipe.
• Collaborez avec un prestataire de services en ressources humaines pour étudier les tendances du secteur et faire des prévisions sur les fluctuations de l’activité et de la demande.
• Élaborez une stratégie pour anticiper les besoins de votre entreprise en matière de compétences et de main-d’œuvre.

5. limitation des nouvelles embauches

Le recrutement de nouveaux collaborateurs est souvent indispensable. Si vous traversez une période de forte croissance ou si vous entrez sur un nouveau marché, vous aurez besoin de ressources supplémentaires et de compétences spécialisées pour accompagner votre croissance.

Mais il est également important de prendre en compte le coût qu’implique le recrutement. Il est influencé par une nouvelle arrivée, de son embauche en passant par son intégration jusqu’à la formation une fois en poste. Si vous pouvez prendre des mesures pour réduire les nouveaux recrutements, les avantages peuvent s’avérer être considérables.

solutions :

• Réfléchissez à la manière dont la requalification ou l’amélioration des compétences pourraient vous permettre d’obtenir les talents dont vous avez besoin sans avoir à recruter.
• Engagez-vous auprès de vos meilleurs employés pour vous assurer qu’ils sont satisfaits et attachés à l’entreprise. Proposer une augmentation de salaire ou de meilleurs avantages est une solution pour retenir les meilleurs talents. Il est cependant possible que dans le cadre de votre convention collective il est plus préférable pour votre entreprise de recruter de nouveaux talents. 
• Constituez une réserve de talents expérimentés qui ont déjà fait leurs preuves et qui peuvent être sollicités et mis à contribution lors des périodes de forte demande. Ainsi, lorsque vous devrez recruter, vous pourrez cibler des personnes qui n’auront pas besoin d’accompagnement ou de formation.
• Élaborez un programme complet de formation pour aider vos meilleurs éléments à avancer dans l’entreprise. Cette étape permet de réduire les écarts de compétences et d’augmenter la rétention des talents.

6. travailler avec une agence de recrutement

Il est possible que vous ne réalisez pas le temps, les coûts et ressources nécessaires au recrutement de nouveaux employés ainsi qu’à la gestion de votre main-d'œuvre. Les coûts directs, comme les salaires et les avantages sociaux, les heures supplémentaires et les frais de recrutement, sont simples à identifier. Cependant, les coûts indirects comme le turnover et la baisse de productivité peuvent ne pas être évidents à identifier. Ils peuvent avoir un impact significatif sur votre budget.

Réaliser un partenariat avec un partenaire en solutions RH est l'un des moyens les plus rapides et efficaces pour maîtriser vos coûts de main-d’œuvre. Bien que la collaboration avec une agence de recrutement implique le paiement de frais, ce qui peut sembler contradictoire par rapport à vos efforts de réduction des coûts, l'expertise et les services fournis peuvent réellement aider votre entreprise à réduire ses coûts de main-d'œuvre.

L’un des principaux avantages que votre entreprise peut tirer d’une telle collaboration est une amélioration significative de la qualité du recrutement. Vous améliorez ainsi votre productivité et la rétention de talents.

Les prestataires de services RH se spécialisent dans le recrutement de candidats qualifiés pour des postes spécifiques en adoptant une approche méthodique et éprouvée de la sélection, l’analyse et le contrôle des références des candidats. Chez Randstad, cette approche repose sur un équilibre optimal entre les technologies avancées et le contact humain. L'intégration de technologies RH innovantes dans le cadre d’un processus de recrutement permet à nos équipes de trouver des candidats qui correspondent au poste et aux attentes du recruteur.

solutions :

• Le bon partenaire de services RH peut vous aider à trouver les meilleurs candidats rapidement et facilement, en vous donnant accès à un vivier de talents présélectionnés.
• Un partenaire de solutions RH comme Randstad, peut réaliser un plan personnalisé et une stratégie de réduction des coûts adaptée aux besoins de votre entreprise. Cette personnalisation garantit que vous ne payez que pour les services de recrutement et de gestion de la main-d’œuvre dont votre entreprise a besoin.  
• Les services et l’expertise d’un partenaire de solutions RH peuvent vous aider à optimiser votre processus de recrutement flexible en alignant votre offre de talents sur les cycles de production. Randstad Inhouse permet par exemple, de prendre en charge l’intégralité du recrutement.

Randstad Inhouse, filiale du groupe Randstad, accompagne les entreprises dans leurs besoins de recrutement : allant de l'analyse des processus RH à l’identification des opportunités de réduction des coûts. Nous travaillons en étroite collaboration avec vos équipes de direction pour élaborer des stratégies efficaces de réduction des coûts.