comment effectuer une vérification des références ?

comment vérifier les références d’un candidat ?

Si une large majorité des employeurs vérifie des antécédents ou des références dans le cadre de leur processus de recrutement, beaucoup sous-estiment encore la valeur totale de ce puissant outil de recrutement. La vérification des références consiste à interroger les collègues et les managers, anciens et actuels, d'un candidat pour en savoir plus sur ses compétences, ses aptitudes et ses expériences pour prendre la meilleure décision pour l’entreprise.

Effectué correctement, le contrôle de références peut permettre à votre entreprise de mieux évaluer les compétences professionnelles du candidat et de déterminer son adéquation potentielle à la culture de l'entreprise. Il peut également aider votre société à déterminer si la personne qui postule a un profil adapté au poste et à l'entreprise.

La façon dont les employeurs mènent le processus de vérification des références peut avoir un impact sur sa valeur. Un contrôle trop rapide et sans objectif clair risque de donner des résultats limités. À l’inverse, une démarche stratégique permet de recueillir les renseignements nécessaires pour prendre des décisions d'embauche judicieuses.

C’est pourquoi il est essentiel d'élaborer un processus complet de vérification des références pensé pour obtenir les bonnes informations. Poursuivez la lecture pour savoir comment développer une démarche adaptée à votre entreprise.

Comment vérifier les références d’un candidat ? Notre guide, étape par étape.

étapes de la vérification des références

Lors de l'élaboration d'un processus complet de prise et de vérification des références, gardez à l'esprit quelques bonnes pratiques :

préparez-vous à l'avance

Vous ne devez jamais vérifier des références sans vous préparer. Prenez le temps avant d'appeler ou d'envoyer un courriel au référent du candidat que vous envisagez de recruter. 

La première étape est de vous renseigner auprès des personnes de votre entreprise qui ont participé à l'entretien avec le candidat. Demandez-leur de vous indiquer les points qu’ils souhaitent approfondir ou les éventuelles inquiétudes qu’ils pourraient avoir sur le candidat ou ses compétences.

Ensuite, prenez le temps de relire le CV, la candidature, la lettre de motivation, les notes d'entretien et autres informations pertinentes pour vous rafraîchir la mémoire. Vous devez également déterminer l'objectif du contrôle des références : vous souhaitez être certain que le candidat convient au poste ? Ou qu’il n’existe pas de problèmes sous-jacents ? En précisant votre objectif principal, vous pourrez vous concentrer sur les questions qui vous permettront d'obtenir les réponses escomptées et de déterminer l’adéquation du profil avec le poste.

prévenez les candidats

Veillez à informer le candidat que vous allez vérifier ses références et demandez si vous en avez l’autorisation. Assurez-vous auprès de vos équipes juridiques et de confidentialité des données si le consentement explicite de chaque candidat est nécessaire avant de contacter un référent. Assurez-vous également de savoir quelles informations vous pouvez et ne pouvez pas collecter et comment les évaluer par la suite.

tenez-vous en aux questions ouvertes

En matière de vérification des antécédents, les questions ouvertes restent les plus efficaces. Elles offrent à vos interlocuteurs une plus grande marge de manœuvre pour répondre. En revanche, les questions fermées, qui n'exigent qu'une réponse d'un mot ou d'une phrase, ont peu de chances de fournir des informations précieuses sur les antécédents du candidat. Même si certaines sont inévitables, surtout au début et à la fin de la conversation, la plupart de vos questions doivent permettre au référent de fournir autant d'informations qu'il le souhaite.

Par exemple, voici quelques points à vérifier :

• Quelles étaient les principales responsabilités du candidat dans son poste ?
• Comment le candidat a-t-il géré les conflits au travail ?
• Quelles sont, selon vous, les principales forces et faiblesses du candidat ?

ne faites pas de suppositions

Lors de la vérification des références auprès d’anciens employeurs, vous devez toujours vous en tenir aux faits et demander au référent d'étayer ses opinions par des exemples précis. Par exemple, s’il estime que le candidat conviendrait au poste, poursuivez par une question secondaire en lui demandant quelles compétences spécifiques feraient du candidat le profil idéal.

Autre conseil, ne vous fiez pas trop à l'attitude ou au ton du référent. Sans le connaître personnellement, il est impossible de déterminer s'il s'agit de son ton habituel ou s’il passe une mauvaise journée, s’il est stressé ou si son attitude a quelque chose à voir avec le candidat.

ne précipitez pas le processus

Si vous vérifiez des références par téléphone, veillez à prévoir suffisamment de temps pour poser toutes les questions. Si les interlocuteurs se sentent pressés, ils pourraient être réticents à livrer des réponses complètes.

En revanche, si vous envoyez aux référents un formulaire à remplir par courrier électronique, assurez-vous de leur donner plusieurs jours pour le faire et envoyez un rappel si nécessaire. La technologie de vérification automatisée des références peut accélérer ce processus de collecte de données en permettant à vos contacts de donner leur avis sur le candidat depuis n'importe quel appareil. Elle peut également prévoir des relances automatiques en l’absence de réponse. Cependant, vous devez toujours donner suffisamment de temps aux référents pour remplir ce formulaire.

n'interrompez pas le référent

Veillez à ne pas interrompre les référents pendant qu'ils parlent. Vous pourriez les empêcher de fournir des informations précieuses sur le candidat. Posez votre question, puis donnez à votre interlocuteur le temps de rassembler ses idées. Toutefois, vous pouvez ramener le référent au sujet s’il s'éloigne trop de la question initiale ou s’il commence à divulguer des informations privées sur le candidat sans lien avec le poste. Si vous utilisez un logiciel de vérification des références en ligne, comme relevate reference (Chekster), vous n'avez pas à vous en soucier. Les référents peuvent prendre le temps de remplir le questionnaire en ligne au moment qui leur convient le mieux.

recherchez les signaux d’alertes

Il existe quelques signaux d'alertes à rechercher lors de la vérification des références auprès d’un ancien employeur. Les points suivants doivent vous alerter :

• le candidat n'a pas informé le référent de l'appel.
• le référent ne peut pas répondre aux questions de base sur le candidat.
• les informations professionnelles standard, comme le titre et les fonctions du poste, ne correspondent pas au CV du candidat.
• le référent déclare qu'il n’est pas la bonne personne pour répondre aux questions.

Si vous effectuez une vérification des références en ligne, vous devez également détecter les potentielles références frauduleuses. Par exemple, notre technologie  relevate reference (Chekster) peut vous alerter si les référents utilisent le même appareil, grâce au suivi IP.

L'un ou l'autre de ces signaux d'alarme peut indiquer que le candidat a enjolivé certaines de ses compétences et de ses expériences ou que le référent est peu crédible.

automatisez la vérification des références

Si vous vérifiez les références et les antécédents manuellement, sachez qu’il existe un logiciel de vérification des références en ligne. Grâce à cette technologie, vous pouvez envoyer aux référents un court formulaire en ligne qu'ils peuvent remplir à tout moment, en tout lieu et depuis n'importe quel appareil. Cette technologie peut également vous alerter sur d'éventuels problèmes de fraude. Par exemple, si deux contacts utilisent le même appareil pour remplir le questionnaire, notre technologie peut le détecter. N'oubliez pas non plus que vous pouvez toujours effectuer un appel de suivi pour obtenir plus d'informations si nécessaire.

Les solutions de vérification des références en ligne vous libèrent de cette tâche fastidieuse et automatisent l'ensemble du processus. Par exemple, avec notre solution randstad relevate reference (Chekster), vous pouvez rationaliser l'ensemble de votre processus de vérification des références, en recueillant des informations de meilleure qualité en moins de temps et de manière sûre et sécurisée.

Pour en savoir plus sur la stratégie à adopter, téléchargez dès aujourd'hui le guide de la vérification des références.