gestion des coûts de main-d’œuvre : maîtrisez-vous vos charges indirectes ?

La maîtrise des coûts est une priorité pour la plupart des responsables achats. Que cela concerne l'acquisition de matières premières, fournir des services aux clients ou la gestion des charges patronales, votre principal objectif est le maintient de la qualité tout en réduisant les coûts au maximum. La gestion des coûts de main-d’œuvre est complexe, surtout dans un contexte où le marché du travail est tendu et que les charges patronales augmentent.

Le simple fait de suivre les coûts de recrutement peut s’avérer difficile. Vous pouvez répartir ces coûts en deux catégories : les charges directes et les charges indirectes. Alors que les charges directes sont plus faciles à qualifier et à suivre, les charges indirectes ne peuvent être ignorées. Pour obtenir une vision claire de vos coûts de main-d’œuvre, il est essentiel de comprendre la différence entre les charges de recrutement directes et indirectes. 

Cet article clarifie la différence entre charges directes et indirectes, pour vous permettre de calculer de manière précise vos coûts de main-d’œuvre.

charges indirectes VS charges directes

Les charges directes englobent les dépenses liées à la production de biens ou à la prestation de services (les matières premières, les équipements et les  fournitures). En ce qui concerne les coûts de main-d’œuvre directs, ils correspondent à la gestion de votre main-d’œuvre. Les charges directes sont généralement plus faciles à identifier, ce qui rend la budgétisation de ces coûts moins compliquée. En règle générale, ils sont pris en compte dans le budget global de l’entreprise. Cependant, les charges directes associées à la gestion de la main-d’œuvre peuvent être variables, ce qui signifie qu’elles peuvent changer.

D’autre part, les charges indirectes sont les coûts qu’il est plus difficile d’associer de la production ou de la gestion de la main-d’œuvre. Ces coûts passent souvent inaperçus. Il peut arriver que les dirigeants ne les planifient pas avec précision. Le fait de ne pas prendre en  compte les charges indirectes liées à la gestion de la main-d'œuvre peut entraîner des conséquences sur le budget de l’entreprise et sur son bénéfice net.

exemples de charges directes

Voici plusieurs exemples de charges directes les plus fréquemment rencontrées par les employeurs. Elles peuvent vous éclairer sur l’impact de ces charges sur vos coûts de gestion de la main-d'œuvre.

charges patronales directes

Les rémunérations et les prestations sociales figurent parmi les charges directes les plus fréquentes pour les employeurs. Elles incluent les salaires, la rémunération des heures supplémentaires, les primes et les avantages sociaux prévus, comme les soins de santé, les allocations et les congés payés. Les salaires et les avantages sociaux de vos employés sont souvent liés à la production de biens ou à la prestation de services. Il y a également les salaires de votre équipe ressources humaines, celui des responsables en recrutement et des formateurs. Vous devez prendre en compte les deux types de rémunérations lorsque vous calculez vos coûts de main-d’œuvre. 

Étant donné que les salaires et les avantages sociaux représentent une part importante de votre budget, il s’agit souvent d’un poste de dépenses pour lequel la gestion des charges est une nécessité. Vous devez d'une part, maintenir des salaires compétitifs afin de pouvoir conserver et attirer les talents dont vous avez besoin pour répondre à vos besoins de recrutement et développer votre entreprise. Et d’autre part, des taux de rémunération trop élevés peuvent compromettre les résultats de votre entreprise.

Il est alors impératif de proposer une rémunération optimale pour vos employés. L’utilisation de données sur les talents et de l’analyse des salaires peuvent vous aider à mieux comprendre les attentes des talents d’aujourd’hui. Comparer le positionnement des salaires que vous proposez face aux standards du secteur peut vous aider à définir les bons packages de rémunération et d'avantages.

technologie de gestion de la main-d’œuvre

Les technologies innovantes d’aujourd’hui peuvent contribuer à optimiser de nombreux aspects du processus de recrutement et de la gestion de la main-d’œuvre. Par exemple, l’utilisation des plateformes ATS permet de filtrer les candidatures plus rapidement et plus efficacement, alors que les logiciels de planification s’assurent que  chaque poste soit occupé par le candidat approprié .

Bien que cette technologie puisse améliorer de façon significative les recrutements, l’achat et l’utilisation de ce type de logiciel engendrent des frais. Ces coûts sont faciles à suivre et sont directement liés à vos efforts de gestion des coûts de main-d'œuvre, elles entrent donc dans la catégorie des charges directes.

frais de recrutement

Des études montrent que les coûts directs de recrutement peuvent représenter jusqu’à trois ou quatre fois le salaire du poste. Si l’on multiplie ce chiffre par le nombre d’embauches annuelles, il est facile de comprendre que ces coûts, liés au recrutement, peuvent rapidement être élevés.

Bien que certaines étapes du processus de recrutement relèvent des charges indirectes, comme la formation et l’onboarding, d’autres sont plus directement liées aux coûts de main-d’œuvre. Par exemple, la diffusion d’offres d’emploi est une charge directe. Elle comprend la publication d’annonces sur des sites de recherche d'emploi, la mise à jour de l'espace carrière de l’entreprise et le démarchage des potentiels candidats via les réseaux sociaux.

Attirer des potentiels candidats n’est que la première étape du processus de recrutement. Le processus de recrutement entraîne plusieurs charges directes comme la sélection des CV, les entretiens, les cas pratiques réalisés avant l’embauche et le contrôle des références.

Lorsque vous travaillez avec Randstad, nous prenons en charge pour vous une grande partie des coûts liés au recrutement.  Cela comprend la diffusion d'annonces d'offres d'emploi sur les sites de recherche d'emploi, la sélection des candidats et les entretiens d’embauche. Au lieu d'analyser ces charges directes une par une, vos frais d'agence regrouperont  ces coûts, ce qui inclut le calcul de vos coûts de main-d'œuvre liés au recrutement.

exemples de charges indirectes

Bien que les charges indirectes ne soient pas aussi faciles à anticiper que les charges directes, il est néanmoins important de les suivre et de savoir comment elles peuvent influer sur vos coûts de main-d’œuvre. Voici un aperçu des charges indirectes les plus courantes liées à la gestion de la main-d'œuvre.

l’absentéisme et le turnover

Un taux d’absentéisme élevé représente une charge financière importante pour une entreprise. Lorsque des personnes ne sont pas disponibles pour effectuer le travail nécessaire, vous êtes confronté aux choix suivants : recruter du personnel supplémentaire ou demander à vos employés de faire des heures supplémentaires ou redéployer les employés disponibles. Alors que les deux premières options peuvent affecter vos charges patronales, la dernière peut entraîner une diminution de la productivité. Les employés sont alors détournés de leurs postes de travail et n’ont peut-être pas les compétences requises pour réaliser les nouvelles tâches demandées.

Un taux d'absentéisme élevés peut augmenter l’épuisement de la main-d’œuvre, réduire la productivité et augmenter le turnover. Il y a un parallèle entre le coût et les inconvénients liés à un fort turnover. 

Si les départs sont trop nombreux, vous devrez investir du temps et de l’argent dans le recrutement de nouvelles recrues pour combler au manque de main-d’œuvre. Cette situation risque de perturber les conditions de travail et de nuire au moral des équipes.

Les coûts associés à l’absentéisme et au turnover peuvent être réduits en adoptant une approche efficace du recrutement. Avec une stratégie de recrutement efficace, il est possible de réduire les frais liés à l’absentéisme et au turnover. La mise en place d’un processus de recrutement établi permet de s’assurer de recruter les bons candidats. Vous augmentez ainsi les chances d’avoir des employés satisfaits, qui ont une relation saine avec votre entreprise. Par conséquent, cela peut aider votre entreprise à réduire le taux d’absentéisme et le turnover.

des délais de recrutement prolongés 

Un autre exemple notable de charges indirectes liées à la main-d'œuvre est le temps nécessaire pour occuper les postes vacants, souvent négligé mais important à prendre en compte. Plus vous consacrez de temps au processus de recrutement, moins vous en avez à consacrer sur votre cœur de métier. 

La définition de mesures pertinentes et d’indicateurs clés de performance sont les étapes les plus importantes à suivre pour optimiser votre recrutement. Le suivi de ces données pertinentes peut vous aider à identifier les optimisations à apporter à votre processus de recrutement. Vous développerez ainsi de meilleures stratégies pour améliorer les résultats des recrutements. Par exemple, collaborer avec Randstad peut vous permettre d'accélérer votre processus de recrutement en ayant un accès direct à un réseau de candidats présélectionnés.

L’analyse des compétences requises peut vous aider à anticiper vos besoins en recrutement. Cette analyse approfondie vous permet d’évaluer les besoins actuels de votre entreprise et d’anticiper les futurs besoins. Grâce à ces informations, vous pouvez élaborer une stratégie complète pour identifier les candidats qui correspondent le mieux à vos besoins. Elle permet aussi de créer un programme de formation pour renforcer les compétences de vos employés.

la formation et l’accueil

Le processus de recrutement ne se termine pas après vos évaluations, la sélection des candidats et l’acceptation de l’offre. Pour obtenir de meilleurs résultats, vous devez les aider les nouvelles recrues à se familiariser avec leurs nouvelles missions et à s’intégrer dans l’entreprise.

Il est possible que ce processus inclût une formation informelle ou un mentorat de la part d’autres employés. Bien que ces initiatives puissent faciliter son intégration, elles peuvent avoir un impact négatif sur la productivité des autres membres de votre équipe. Cette formation n’est pas forcément considérée comme une source de dépenses lors du recrutement.

Par ailleurs, vous devrez prendre en compte les coûts supplémentaires liés à la certification des personnes pour des compétences spécifiques. Ainsi que le renforcement temporaire de vos mesures de contrôle de la qualité. De plus, il est important de considérer le risque potentiel d'une baisse de la productivité de l'équipe dans son ensemble.

L’accueil et l’onboarding sont d’autres domaines dans lesquels vous pouvez tirer des avantages importants des dernières technologies et de l’aide d’experts. Les nouvelles technologies  peuvent vous aider à adopter une approche intégrée dans tous les domaines : de la publication d’annonces d’offres d’emploi jusqu’à l’onboarding. Avec Randstad vous pouvez accéder aux technologies et aux processus les plus efficaces pour obtenir les meilleurs résultats. 

baisse de la productivité

En tant que chef d’entreprise, votre principale préoccupation est de maintenir un niveau de productivité élevé. Malheureusement, plusieurs facteurs peuvent avoir un impact négatif sur la production comme les pannes d’équipement, l’absentéisme, le turnover et le manque de compétences en interne. La baisse  de productivité peut également s’avérer très coûteuse. Chaque fois que votre chaîne de production s’arrête, que vous devez interrompre vos activités ou que vous mettez fin à un contrat  de travail, votre entreprise perd de l’argent. La baisse de la productivité peut avoir un impact significatif sur vos coûts de main-d’œuvre. 

Par exemple, si une usine de fabrication fonctionne avec une équipe de conducteurs de chariots élévateurs qualifiés en sous-effectif, sa main-d'œuvre ne peut pas fonctionner au maximum de ses capacités. Bien que l'entreprise soit obligée de continuer à payer les mêmes charges patronales directes, la production sera réduite et cela entraîne une perte imprévue pour l'entreprise.

Il est essentiel de prendre en compte ces charges indirectes et de développer des stratégies de recrutement, de formation et d'organisation des horaires pour réduire l'impact de la perte de productivité sur le budget de votre entreprise.

perte de temps dans la gestion des intérimaires 

Aujourd’hui, les fluctuations du marché et les demandes saisonnières incitent de plus en plus d’employeurs à faire appel à des intérimaires. Des études prévoient que d’ici 2025, les intérimaires représenteront entre 35 et 40% de la main-d’œuvre mondiale. Le recours à ces employés  peut vous permettre d’augmenter ou de réduire les besoins en main-d’œuvre de votre entreprise pour  répondre aux demandes de production. Cette stratégie peut vous aider à réduire les coûts de main-d’œuvre en ne conservant que la main-d'œuvre dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs .

Alors que les charges patronales liées aux collaborateurs externes sont  des charges directes, le temps et les ressources que vous consacrez à la gestion de ces collaborateurs ne le sont pas. Les charges administratives associées à la gestion de votre main-d’œuvre peuvent être considérables, en fonction de la taille de votre effectif.

Tout comme vos collaborateurs  permanents et le personnel externe doivent suivre une  formation approfondie pour garantir le respect des normes de sécurité et de qualité. La planification des équipes est une autre tâche chronophage  et qui peut réduire vos coûts de main-d’œuvre. Vous devez vous assurer que chaque équipe est complète et que les employés  possèdent les compétences et les qualifications requises. Dans le cas contraire, vous risquez de limiter le taux de productivité, la sécurité et la qualité.

Avec Randstad Inhouse, nos équipes prennent en charge l’externalisation de votre processus de recrutement. Nous proposons des solutions complètes, qui permettent à votre entreprise de déterminer les services qu’elle souhaite externaliser ou  conserver en interne. Cette stratégie peut faciliter le suivi des coûts liés aux intérimaires.