Le travail collaboratif est un enjeu majeur pour les entreprises en 2019. Vous souhaitez vous munir d’outils pour le permettre ou vos employés vous demandent des solutions pour mieux collaborer ? Il peut être difficile de s’y retrouver parmi les très nombreuses solutions existantes sur le marché. RSE ? Messagerie ? Outil de suivi ? Quels sont les meilleurs outils pour le travail collaboratif ? Randstad vous éclaire avec un rapide tour d’horizon.
Pourquoi des outils sont-ils nécessaires pour le travail collaboratif ?
Promouvoir le travail collaboratif demande souvent à l’entreprise de mettre en place quelques changements dans ses méthodes de travail, l’organisation des locaux mais aussi bien souvent dans les outils utilisés. Parce que mieux collaborer ne tient pas qu’à la simple volonté, se munir d’outils collaboratifs est primordial. Leur simplicité et leur efficacité feront toute la différence. En effet, ce sont ces qualités qui feront qu’ils seront complètement adoptés par les collaborateurs. Bien choisis, les outils que vous mettrez en place deviendront vite des indispensables pour votre entreprise.
1. Slack et la fin des mails à n’en plus finir
Slack est un outil de messagerie instantanée qui fait partie de ce qu’on appelle les ChatOps, c’est à dire qu’il centralise en un seul endroit les collaborateurs et les projets ainsi que des outils de coordination. Slack allie la collaboration à la conversation et est donc tout naturellement plébiscité par les professionnels. En effet, c’est à la fois un moyen d’informer collectivement l’entreprise mais aussi un outil de conversation privée entre collaborateurs. Il est possible de créer un Slack pour chaque projet, et de créer des « channels » (des groupes de discussion) pour ne pas mélanger les sujets. Avec Slack, il est très facile de partager tous types de documents et de fichiers (textes, vidéos, audio, Google Docs…). Il est également possible de l’utiliser en mobilité à partir d’un smartphone grâce à l’application dédiée.
bon à savoir
En 2018, Slack c’est 8 millions d’utilisateurs actifs et 70.000 entreprises clientes.
2. Les réunions debout pour éviter la réunionnite
Parce que le trop-plein de réunions, aussi qualifié de réunionnite aiguë, nuit aussi bien à l’entreprise qu’à ses employés, des solutions sont proposées afin de lutter contre ce fléau. Parmi les plus utilisées : les réunions debout qui rendent ces rendez-vous moins ennuyeux, plus efficaces et donc moins nombreux. Le principe est simple : une réunion avec un nombre de participants limité et qui ne doit pas dépasser 20 minutes. Le but étant d’éviter qu’une réunion ne dérive sur trop de sujets différents et perde donc en efficacité. Le lieu a lui aussi son importance. Tables hautes pour pouvoir prendre des notes, tableaux ou paper board pour afficher toutes ses idées sur les murs, écran pour pouvoir projeter son travail… C’est aussi par là que passe une réunion efficace.
bon à savoir
La start-up Jammy, spécialisée dans la réduction du temps de réunion, a évalué le coût des réunions à 20.000 euros par an et par cadre.
3. Le planning collaboratif pour visualiser l’avancée des projets
La collaboration passe aussi par l’optimisation du temps et des planning de chacun. En effet, pour collaborer encore faut-il avoir du temps ensemble pour échanger, discuter, décider. Google agenda, WIMI, Bubble plan… les solutions de planning collaboratif ne manquent pas. Leur point commun et principal avantage ? Ces solutions permettent de regrouper et recouper les plannings des collaborateurs afin d’articuler au mieux leur temps de travail ensemble. Elles offrent ainsi une vision globale de l’ensemble des étapes et des intervenants d’un projet. Dead line, jalons, alertes, information de l’équipe… tout ce qui facilite le travail commun y est !
bon à savoir
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4. Dropbox ou Google Drive pour tout partager
Dropbox et Google Drive sont les solutions de travail collaboratif par excellence. Elles permettent en effet d’héberger en ligne tous les documents de l’entreprise. Ainsi, chacun sait non seulement où les trouver et comment les partager avec ses collaborateurs mais peut aussi les modifier à sa guise. Les modifications de chacun se font en direct, il n’y a donc pas de souci de différentes versions à gérer.
Si vous vous demandez laquelle des deux choisir, sachez qu’il y a en fait peu de différence entre Google Drive et Dropbox. Si Google Drive propose des packages d’abonnement plus flexibles, un meilleur stockage gratuit et une meilleure barre de recherche, Dropbox possède des applications plus flexibles et compatibles avec plus de plateformes (Windows, Mac, Linux, téléphone mobile et tablette iOS, Androïd, Balckberry…).
Dropbox Paper et Google Docs permettent à plusieurs personnes travaillant sur un même sujet de modifier le document en même temps. Le plus de Dropbox Paper ? L’intégration simple de différents type de contenus : texte, tableaux, listes de tâches, images, éléments importés de Dropbox, lignes de code, vidéos YouTube (en copiant et collant simplement le lien de la vidéo)…
À vous de choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise ou même de prendre le meilleur de Dropbox et Google Drive selon les besoins de vos collaborateurs ou le type de projets.
bon à savoir
Dropbox compte plus de 500 millions d’utilisateurs dans le monde.
Avec tous ces outils, l’année 2019 mettra forcément le travail collaboratif à l’honneur !
