workforce management (wfm) : comment optimiser vos ressources ?

Le workforce management (qui peut se traduire en français par gestion des effectifs ou management des talents) désigne la mise en place de plusieurs processus afin de garantir que les ressources en personnel sont correctement allouées au sein d'une entreprise. En d'autres termes, le workforce management consiste à placer les salariés aux bons postes et au bon moment, en fonction de leurs compétences. Il vise donc à optimiser la gestion de la performance et des compétences des employés afin de maximiser leur productivité.

Les avantages du workforce management sont nombreux pour les entreprises :

• optimisation de la gestion des collaborateurs disponibles ;
• réduction du taux d'absentéisme ;

identification et la résolution des problèmes de productivité ;

• gestion des coûts de main-d'œuvre ;
• amélioration des mesures de sécurité des salariés.

pourquoi le workforce management est-il important ?

Les processus de workforce management contribuent à donner une vision globale de la gestion des effectifs de l’entreprise et de ses besoins en personnel. Ils augmentent votre flexibilité, ce qui permet à votre entreprise de s'adapter à de nouveaux défis sans avoir à réaliser des investissements coûteux pour ses activités ou son recrutement.

Associée à une vision globale, la flexibilité favorise une meilleure productivité et, en fin de compte, une augmentation des bénéfices. Les entreprises qui savent comment réaffecter et gérer efficacement leurs collaborateurs disposent donc d’un sérieux avantage concurrentiel.

l'ordonnancement et la planification

Pour les entreprises actuelles, « le temps, c'est (toujours) de l'argent ». Et c'est encore plus vrai pour les entreprises à fort volume de collaborateurs, comme celles de l'industrie manufacturière. Certaines d’entre elles pourraient économiser des millions d’euros en repensant la façon dont elles planifient leurs équipes. Il leur faut donc trouver des leviers pour optimiser leurs plannings hebdomadaires et mensuels.

Aujourd'hui, environ la moitié des responsables consacrent plus de deux heures par semaine à l’élaboration de plannings. Certains déclarent même y passer jusqu'à 12 heures par semaine. Or chaque quart de travail manqué en raison d'une erreur de planification équivaut à 633 dollars (531 euros) de dépenses mensuelles.

Une mauvaise planification peut entraîner des taux élevés d'absentéisme, mais elle peut aussi avoir d'autres effets, comme démoraliser les employés et augmenter le nombre d'heures supplémentaires non planifiées, qui peuvent rapidement devenir une dépense importante.

Une solution de gestion des effectifs peut vous aider à éliminer ces problèmes courants en optimisant vos processus de planification à l'aide de technologies de pointe. Elle peut également vous permettre d’obtenir d’autres résultats tangibles comme l'augmentation de la taille de votre réserve de main-d'œuvre disponible et l'amélioration de l'acquisition et de la rétention des talents dans votre entreprise.

l’absentéisme

Voici une statistique qui parle d’elle-même : le coût de l'absentéisme (c’est-à-dire quand des employés prennent des congés non planifiés) au travail est évalué à 107 milliards d’euros par an en France, selon une étude de l’Institut Sapiens. En d'autres termes, il est non seulement essentiel d'embaucher les meilleurs salariés, mais aussi de les inciter à venir travailler. Un collaborateur efficace est tout aussi important qu'un collaborateur fiable.

Il existe un certain nombre de raisons courantes à l'absentéisme, notamment les problèmes de santé, l'intimidation et le harcèlement, et la recherche d'emploi. Tous ces motifs d'absentéisme peuvent être traités d'une manière ou d'une autre, qu'il s'agisse d'encourager la santé et le bien-être de votre personnel ou de créer un environnement de travail sain qui augmente la rétention des salariés.

Une solution de gestion des effectifs pourra s'attaquer aux causes profondes de l'absentéisme. Elle peut également aider votre entreprise à gérer les effets de l'absentéisme grâce à une planification proactive et de nombreuses autres solutions à long terme. L'absentéisme est une réalité que vous ne pourrez pas toujours éviter mais qui ne devrait pas nécessairement nuire à vos résultats. Plutôt que de réagir aux pénuries de personnel une fois devant le fait accompli, une entreprise prospère aura mis en place des stratégies proactives pour y faire face.

L'analyse de vos ressources humaines, via des audits de compétences par exemple, vous donnera une image plus claire des capacités de production de votre entreprise, ainsi que des problèmes qui peuvent survenir lorsque le niveau d’absentéisme est élevé. Cela vous aidera également à identifier les processus les plus critiques dans la gestion de votre entreprise. Enfin, l'identification des compétences requises pour accomplir les tâches essentielles vous aidera à élaborer vos plans de formation et de développement du personnel.

une faible productivité

La productivité est le socle des entreprises. Les nouvelles technologies visent à améliorer l'efficacité dans le but de maximiser le retour sur investissement. Mais qu'est-ce que le manque de productivité au juste ? On parle de déficit de productivité lorsque vous dépensez plus d'argent et de temps pour un processus donné que ce qu'il faut en moyenne à d'autres entreprises pour faire ou produire la même chose.

Mais quelles sont les raisons d’un manque de productivité des salariés ? Comme pour la plupart des problèmes opérationnels, il existe un certain nombre de causes. Il se peut que vos coûts de masse salariale soient trop élevés ou que vos salariés soient tout simplement démotivés. Comme l'ont montré certaines études, les entreprises dont le taux d'engagement est plus élevé affichent également une productivité supérieure de 21 %. Il est également possible que vos chargés de ressources humaines n'aient pas accès aux bonnes données et qu'ils ne soient donc pas en mesure d'identifier les problèmes liés à vos stratégies opérationnelles actuelles.

Une solution de gestion des effectifs peut vous aider en vous apportant l'expertise nécessaire pour remédier aux inefficacités opérationnelles. Un regard externe sera davantage en mesure d’identifier les stratégies peu efficaces afin de proposer une meilleure répartition des ressources humaines dans l’entreprise.

un turnover élevé

Les coûts d'un turnover élevé peuvent être importants. Des études récentes suggèrent que le recrutement d'un nouveau salarié coûte en moyenne entre 10 et 20% du salaire d'un poste. Et cela ne tient même pas compte des coûts liés à un poste laissé vacant.

Les entreprises peuvent adopter plusieurs méthodes efficaces pour réduire les taux de turnover élevés et augmenter la rétention de leurs salariés. Cela peut passer par des salaires compétitifs, la création d’une marque employeur forte et d’une réputation positive, de rationaliser le processus d'intégration et d'améliorer l'acquisition de talents. Toutefois, à elles seules, ces mesures ne garantissent pas l'obtention de résultats.

La mise en place d'une solution complète de workforce management facilite et rend plus efficaces vos efforts pour améliorer la fidélisation des salariés. En prenant en charge l’ensemble du processus, depuis le recrutement et la sélection jusqu’à l'accueil et l'intégration des nouvelles recrues, en passant par la planification et la prévision des équipes, une solution de gestion des talents peut aider votre entreprise à améliorer le taux de fidélisation, réduire le turnover de votre personnel et réaliser des économies, tout en augmentant votre productivité.

les coûts de la main-d'œuvre

Réaliser des économies est une priorité commune à toutes les entreprises. Toutefois, en se concentrant trop sur les coûts directs de la main-d'œuvre, les entreprises ignorent parfois les principales sources indirectes de dépenses, tels que les coûts de formation et de turnover, ainsi que les délais de recrutement prolongés.

Comment déployer une solution de gestion des effectifs pour remédier activement aux coûts de main d’œuvre directs et indirects ? Le recrutement de nouveaux salariés peut s’avérer coûteux et il faut chercher à l’éviter le plus possible. La mobilité professionnelle ou le développement des compétences du personnel actuel, conjugués à des solutions de gestion de main-d'œuvre, peuvent vous aider à trouver le talent qu’il vous faut sans avoir à embaucher.

Limiter la sur-planification permet aux entreprises de gérer leurs coûts, en ne payant que pour le personnel dont elles ont réellement besoin et en évitant de se trouver en sur-capacité.

la sécurité des salariés et l'avenir du lieu de travail physique

Les avantages de la sécurité des salariés sont évidents : en offrant un environnement de travail sûr, propre et constructif, vous ne vous contentez pas de protéger vos salariés, vous vous assurez aussi de leur motivation. Un environnement de travail sûr, confortable et sans stress est l'une des clés d'une productivité élevée.

Mais avant d'améliorer votre culture de la sécurité, vous devez savoir comment elle se positionne par rapport à la concurrence. Une évaluation externe peut être la première étape vers l'intégration d'une stratégie de workforce management. Elle pourra vous offrir des renseignements utiles et immédiatement applicables pour rendre votre environnement de travail plus sécurisé et épanouissant.

Alors que la pandémie s’éloigne et que les sites de production sont remis en service, il peut également être judicieux de réfléchir aux ajustements que vous pourriez apporter à votre environnement de travail. L'optimisation de vos procédures de sécurité et la recherche de moyens permettant de concilier sécurité et efficacité peuvent être facilitées par des stratégies innovantes de gestion de la main-d'œuvre.

Maintenant que vous avez une meilleure compréhension des nombreux avantages qu'une approche de workforce management peut apporter à votre entreprise, vous pouvez commencer à élaborer une stratégie pour la mettre en œuvre. Commencez à identifier vos besoins uniques et les défis auxquels votre entreprise est confrontée. Puis, mettez à jour vos stratégies de gestion des effectifs pour les aligner sur vos objectifs commerciaux.

Pour cela, nous vous conseillons de suivre ces étapes :

• Définissez vos priorités

Déterminez les points que vous souhaitez améliorer dans vos activités actuelles : Quels sont les axes d’amélioration prioritaires liés à la gestion des talents dans votre entreprise ? Pouvez-vous identifier les problèmes que vous risquez de rencontrer à plus long terme ? Précisez autant que possible vos enjeux prioritaires. Par exemple, la diminution de votre turnover est-elle prioritaire sur votre capacité à attirer davantage de salariés talentueux ?

• Identifiez et corrigez les processus défaillants

Une fois que vous avez identifié les problèmes à résoudre en priorité, vous devez vous pencher sur l’analyse de vos processus pour déterminer ce qui ne fonctionne pas. Il peut s'agir d'un sujet bien spécifique (comme le fait d’avoir trop de processus de recrutement différents au sein d’une même entreprise), ou encore d'un problème de communication plus global (marque employeur non attractive par exemple).

• Recherchez les solutions possibles

Il existe de nombreuses solutions de workforce management sur le marché, depuis les logiciels « prêts à l'emploi » jusqu'aux partenaires stratégiques offrant des services complets, comme Randstad. Vous devrez donc faire des recherches pour trouver la solution la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise.

externaliser la gestion de votre personnel

Le recrutement est un processus long et coûteux, en particulier pour les entreprises ayant des besoins importants et variables en travailleurs . Il peut détourner votre attention de questions plus urgentes. De plus, passer du temps à essayer d’améliorer votre processus de recrutement ne vous garantit pas nécessairement de mieux recruter.

Le recrutement ne doit pas être un fardeau. La gestion externe de votre personnel et la collaboration avec un partenaire RH peuvent vous soulager et vous permettre de vous concentrer sur le cœur de votre activité. Les solutions de Randstad proposent des modèles de gestion des effectifs évolutifs, flexibles et efficaces, qui s'adaptent aux besoins de nos clients en matière de ressources humaines.

Vous ne gagnerez pas seulement du temps. Chez Randstad, nous vous aidons à réfléchir à vos objectifs de manière globale et à élaborer avec vous des solutions solides, durables et rentables. Une main-d'œuvre bien gérée signifie que vous ne disposerez que des ressources dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin (ce qui vous permettra de réaliser des économies non négligeables sur les frais généraux).

Il n'est pas facile d'être compétitif sur un marché mondialisé. Les entreprises disposant d'une main-d'œuvre importante sont soumises aux fluctuations de la production, aux changements saisonniers, au lancement de nouveaux produits, à l'ajout de nouveaux sites, et même à des business models réinventés lorsque le monde change de façon inattendue (comme ce fut le cas pendant la pandémie).

Randstad aide ses clients à répondre à leurs besoins en matière de ressources humaines. En travaillant en tant que partenaire stratégique de nos clients, nous créons un modèle flexible de prestation de ressources sur site afin de mettre en place des stratégies de recrutement et de workforce management qui permettent de contrôler efficacement les coûts, tout en améliorant l'efficacité.

Les avantages de la gestion des talents à forte volumétrie sont nombreux : réduction des coûts d'embauche, amélioration de l'expérience collaborateur, utilisation de solutions de technologie RH ayant fait leurs preuves, etc. Par exemple, Randstad a aidé des clients basés au Royaume-Uni à :

• Réduire les coûts de main-d'œuvre de 10 % par travailleur grâce à un programme de restructuration des équipes, tout en maintenant un fonctionnement 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ;
• Combler un déficit de compétences critique grâce à une meilleure efficacité opérationnelle, ce qui a permis de réaliser une économie annuelle de 9,5 % sur les dépenses en heures supplémentaires ;
• Réduire de 24 % le temps de formation des nouvelles recrues dans l’entreprise.

le workforce management et la gestion des effectifs selon Randstad

Constituer une équipe possédant les bonnes compétences nécessite un investissement considérable. Le niveau d'attention requis pour organiser ses effectifs (surtout lorsqu’il faut aussi gérer des travailleurs temporaires) signifie que les responsables RH ont moins de temps pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Quelle est donc la meilleure solution pour les entreprises qui cherchent à optimiser la planification de leurs effectifs ?

Randstad fournit une approche adoptée par un nombre croissant d’entreprises. En effet, Randstad vous propose un service de workforce management qui offre un système de planification des horaires et des effectifs en ligne et qui simplifie l’ensemble de votre gestion des effectifs.

Avec Randstad, vous pouvez :

• Accéder à une sélection de travailleurs présélectionnés ;
• Recruter ou réduire rapidement et facilement vos effectifs en fonction des vos besoins ;
• Planifier efficacement les travailleurs temporaires grâce à notre portail de planification ;
• Suggérer des étapes et des stratégies pour améliorer vos processus ;
• Améliorer la communication avec les intérimaires ;
• Réduire l'absentéisme.

Ces avantages ne se limitent pas aux travailleurs temporaires. Nous pouvons également vous accompagner dans la gestion de votre personnel permanent. Randstad propose diverses solutions flexibles et hybrides qui permettent à nos clients de partager la gestion de leur personnel avec les collaborateurs de Randstad. Vous pouvez ainsi trouver l'équilibre qui vous convient le mieux.

Notre solution de workforce management est souvent utilisée par les entreprises en quête de flexibilité au niveau de leurs effectifs. Elle est particulièrement efficace pour le travail en équipe sur les lignes de produits et les fonctions de back-office (astreintes, 3x8, etc.).

travailler avec randstad

Randstad est le leader mondial du secteur des services RH. Forts de 60 ans d'expérience, nos relations professionnelles étroites et notre expertise couvrent plusieurs continents et plusieurs secteurs, y compris l'industrie manufacturière. Nous proposons des solutions uniques et localisées pour répondre aux besoins en main-d'œuvre de toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

Nos partenaires bénéficient :

• d'un accès flexible aux meilleurs candidats locaux ;
• d'une compréhension approfondie des meilleures pratiques et des tendances les plus récentes du secteur ;
• d'une présence mondiale et d'une sensibilisation aux stratégies d'optimisation émergentes ;
• d'améliorations et de suggestions basées sur des données qui s'appuient sur les faits les plus récents.

Recruter avec Randstad

Randstad met à votre disposition ses outils technologiques RH, tels que l'entretien vidéo, la vérification automatique des références dans le but de digitaliser autant que possible les éléments clés de votre processus RH. Randstad peut également gérer votre processus de recrutement de bout en bout.

Commencez dès maintenant à constituer votre meilleure équipe et soyez agiles face aux incertitudes. Contactez-nous pour découvrir ce que les solutions de workforce management peuvent vous apporter et en savoir plus sur nos services de recrutement dans votre région.

que couvre exactement le workforce management ?

Le workforce management couvre un large éventail d'opérations essentielles : la gestion du temps, la gestion des effectifs, la gestion des avantages sociaux, la définition des horaires et le recrutement. Si une opération est liée à l'organisation de votre personnel, il y a de fortes chances qu’une stratégie de workforce management puisse l'optimiser.

qu’est-ce que le workforce management peut m’apporter ?

Une gestion efficace de vos effectifs peut vous aider à réduire vos coûts en diminuant les erreurs de planification et l'absentéisme, en rationalisant votre processus de recrutement et en limitant la hausse des salaires. En d'autres termes, le workflow management est une solution idéale si vous cherchez à économiser du temps et de l'argent, tout en restant paré à toute éventualité.

quel est le meilleur moment pour mettre en place une stratégie de workforce management ?

Réponse courte : le plus tôt possible. Pour être plus précis, si vous souhaitez améliorer l'un ou l'autre des processus suivants, c'est peut-être le bon moment pour investir dans une solution de gestion des effectifs :

• prévoir les besoins en personnel et en compétences à court et à long terme ;
• analyser vos effectifs actuels (forces et faiblesses) ;
• mesurer des metrics liés à la gestion du personnel afin de s'assurer qu’ils concordent avec les objectifs de l'entreprise ;
• surveiller le temps de travail pour mieux organiser les heures de travail et la paie.

qui profite d'une solution de gestion des effectifs ?

Une solution de gestion des effectifs peut aider la plupart des entreprises à optimiser leurs processus de recrutement. En interne, le workforce management offre des avantages clés aux services des ressources humaines, aux directeurs financiers et aux managers chargés des opérations et de la répartition des ressources humaines.

combien coûte une solution de workforce management ?

Le coût dépend d'un certain nombre de facteurs. Il varie en fonction de la taille de votre entreprise et du nombre de salariés, ainsi que des fonctionnalités déployées. Il est courant qu'un fournisseur de solutions de workforce management facture des frais par utilisateur, ou des frais mensuels ou annuels.